文件控制程序(20210813192531).docx

文件控制程序 目的 保证与管理体系有关的文件得到有效控制，确保使用现场得到有效版 本。 适用范围 适用于对与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的所有文件，包括 相关的外来文件的控制。 术语和定义 本程序引用《三标一体管理手册》中的术语和定义。 职责 1公司工程管理部负责《三标一体管理手册》及《程序文件》的编制、 更改。 2公司综合部是本程序的主管部门和文件的管理部门，负责本程序的 编制、修改和实施，并负责内部和外来文件的归口管理及档案管理。 3分公司（直属项目部）综合办是文件管理部门，负责内部和外来文件 的归口管理。 4其他各职能部门对本部门文件进行收文登记及使用等日常管理。 4.5公司工程管理部负责公司范围内技术资料的控制和管理。即对上 报的技术资料进行查收、整理，及时报公司综合部归档，同时负责对规范、 标准、规程的有效性进行跟踪、收集，防止误用。 6公司预算财务部负责合同的日常管理。 7分公司（直属项目部）技术科和安质科负责技术资料的编制和管理, 同时负责相关规范、标准和规程的跟踪与管理。 工作程序 1文件的分类 1.1管理体系文件：三标一体管理手册、程序文件、施工组织设计、 作业指导书及与管理体系运行有关的文件。 1.2技术文件：技术文献、本企业技术文件等。 5.1.3外来文件：相关法律、法规、标准、规范、建设单位、监理单 位、质监站和其他管理部门等相关文件。 1.4上级单位下发的文件。 5.2文件收发及传递 2.1文件的发放 文件由各职能部门确定发放范围，由文件管理部门统一编号、登记和 发放。面送文件，由接收人在《发文登记簿》上签字；电子邮件传递的文 件，接收以回复清单为据。 2. 2文件的传递 釆用电子邮件的方式传递文件，也可采用邮寄、传真或面送等方式。 公司各部门及分公司（直属项目部）具体负责人，从网上下载、打印、留存 文件，做好收文登记，按要求回复，并通过电话沟通邮件接收情况，严格 执行公司综合部[2004] 29号文件，发现问题，及时处理。 5. 3文件控制 5. 3.1收发文登记控制 通常以收发文登记的方式对文件进行控制。复制文件应由文件使用人 填写《文件复制审批单》，经文件管理部门负责人批准后，方可复制，并在 发文登记簿上登记。文件使用人丢失文件时，通过办理复制审批手续获得 文件的复本。分公司（直属项目部）综合办对技术文件如施工图纸、规范、 标准等采取盖受控章，编号并登记的方式进行控制。 5. 3. 2有效文件淸单控制 每年三月初，公司及分公司（直属项目咅。）各职能部门，要对与管理体 系有关的标准、规范和规程以及相关文件进行一次有效性的检查、评审， 并编写本部门《有效文件清单》。其中标准和规范部分，公司各职能部门负 责统计国家和行业标准、规范及规程，分公司（直属项目部）负责统计地方 标准、规范及规程。 公司各部门的《有效文件淸单》经部门负责人审核，公司分管领导审 批后报公司综合部；分公司（直属项目部）各部门的《有效文件清单》，经分 公司（直属项目部）各部门负责人审核，报分公司（直属项目部）综合办整理, 经分公司（直属项目部）经理审批后报公司综合部；公司综合部据此汇总编 写全公司《有效文件清单》，报管理者代表批准后每年4月初公布。《有效 文件清单》根据有效文件的变化及时更新，动态管理。 5. 3. 3外来文件控制 上级和外来的文件，文件管理部门在《收文登记簿》上登记，下发到 承办单位，承办单位在《收文登记簿》上签字领取。 直接使用的各类外部文件，由文件的对口管理部门领导批准后方可使 用。各相关部门对外来的图纸、技术规范等进行发放登记、标识、更换及 作废控制。 5. 3. 4资料购买与保管 各单位购买的与管理体系有关的资料需交到文件管理部门，由文件管 理部门作为技术文件编号、登记，发给使用部门。 5. 4文件的编制和审批 5. 4.1《三标一体管理手册》和《程序文件》由公司工程管理部负责组 织公司各相关部门编写。《程序文件》由管理者代表批准颁布；《三标一体 管理手册》上报管理者代表审核，由总经理批准颁布。 5.4.2技术文件由分公司（直属项目部）技术科负责编写、审核，分公 司（直属项目部）总工程师批准后统一发布。 5. 4.3其它日常管理文件由各职能部门负责编写，部门负责人审核， 报分管领导批准，由文件管理部门统一发放。日常管理文件的编写执行集 团公司办[2002] 1号《中铁十九局集团公司公文处理办法》文件。 5.5文件编号 5. 5.1日常管理文件编号及发文号 公司本级的日常管理文件主要有红头文件和传真电报。红头文件分为 两类，即行政口文件和党群口文件，分开编号，编号的格式为“部门简称 〔年度）序号”；传真电报统一编号，编号格式为“年度-序号”。每年建立 三个发文登记，即行政口文件发文登记、党群口文件发文