机要文件管理规定.pdfVIP

机要文件管理规定 1 目的和范围 为了确保机要文件收发、传递、阅读、保管及清退销毁环节的安全， 防止机要文件失泄密事件发生，制定本规定。 本规定适用于公司各部门和所属各单位机要文件的管理。 2 术语和定义 2.1 机要文件 本规定所称机要文件是指标有密级的文件、简报、讲话材料、各种资 料、报表、刊物，以文字、符号、图形、声、像等形式含有国家秘密、商 业秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害的载体。 3 职责 3.1 办公室(党委办公室)( 以下简称办公室) 3.1.1 履行公司保密委员会办公室的职责，负责公司机要文件、中央文件 的管理； 3.1.2 负责监督检查各部门、所属各单位机要文件、中央文件的管理情况。 3.2 所属各单位 负责本单位职责范围内机要文件、中央文件的管理。 3.3 机要员 负责机要文件、中央文件的收领、保管、传递、清退销毁等工作。 4 管理内容 4.1 机要人员要求 4.1.1 公司及所属各单位应确定专人（机要员）负责中央文件、机要文件 的收领、保管、传递、清退销毁等工作。 2018-06-15 发布 2018-06-15 实施 机要文件管理规定页码：2/6 4.1.2 公司及所属各单位机要人员必须是政治可靠，责任心强，组织纪律 和保密观念强的共产党员（或共青团员）正式员工，并应相对稳定。 4.1.3 任用或更换机要人员，必须及时向公司保密委员会办公室备案后方 可更换上岗。 4.2 机要文件管理 4.2.1 机要文件收发 4.2.1.1 由机要人员拆封，他人不得拆阅。收文时，要当面按封皮号码逐 件核对签收，拆封后要看清文别，清点份数，并根据来文单位、发文字号、 编号、标题、密级、份数、收文时间分别进行登记。 4.2.1.2 机要文件应直接发送给收文单位，不允许代收或捎带。涉密文件、 资料不得通过普通传真发送；秘密文件、资料邮寄应标注密级并密封后， 由机要邮政局传递。 4.2.1.3 根据工作需要，机要文件只发给组织，不发给个人，领取文件的 单位、部门如不具备机要文件保管条件的，暂不分发，可到公司机要室阅 读。 4.2.2 机要文件传阅 4.2.2.1 机要文件传阅由机要员负责。传阅文件要直送，不得横传，并应 于当天归还机要室，不得在外过夜，不得从文件夹中抽取文件，必须抽取 时，应办理机要文件借阅手续。 4.2.2.2 严格按规定范围传阅文件，任何人不得随意扩大阅读范围，也不 允许向规定以外的人员泄露文件内容。 4.2.2.3 部门、所属各单位机要文件的传阅，要专人取送，严格手续，其 他人员未经领导批准不得代收、代送。 4.2.2.4 机要文件不得翻印或复印，违者要追究领导及有关人员的责任。 因工作需要确需复印时，须经发文部门负责同志批准，保密办主任审核后， 机要文件管理规定页码：3/6 办理复印、发放的手续、数量要符合有关规定，并要和原文件一样进行严 格管理。用后交回，不得自行处理。 4.2.2.5 机要文件传阅应使用专门文件夹，不得遗失；不允许携带机要文 件去公共场所或探亲访友。 4.2.2.6 严禁私自摘记、抄录或任意扩散机要文件内容。如因工作需要摘 记和抄录时，须履行审批手续、经主管领导批准，并摘记在专用保密笔记 本上，注意保存，不得丢失，并统一销毁。 4.2.3 机要文件保管 4.2.3.1 机要文件要单独分类存放，不得与非机要文件混合存放。 4.2.3.2 所属各单位要设立专门机要室存放机要文件，机要室要配备“三 铁两器”（铁门、铁窗、铁皮柜、灭火器、防盗器），确保安全可靠。 4.2.3.3 已归档的机要文件，不得随意外借。因工作需要必须借用时，应 控制在原阅读范围，并经主管部门负责人批准，阅后要及时归还。 4.2.3.4 部门、所属各单位管理机要文件的人员调动工作时，必须将自己 经管的机要文件全部交给接替工作的同志；移交的文件要当面点清，双方 要在移交清单上签字；领导干部工作变动离开原岗位前，必须交清借领的 文件。 4.2.4 机要文件借阅 4.2.4.1 所属各单位、部门借阅与本单位部门工作有关的密级文件，需办 理借阅审批手续。 4.2.4.2 借阅时要认真办理登记、签收手续。借阅的文件一般应存放在有 保密设施文件柜内，个人和单位不得长时间留存文件，用毕需及时归还。 4.2.4.3 借阅文件归还时应核清文别、编号、件数等，在借阅登记本上予 以注销。所属各单