时间管理手册-刘润：如何把一天用到极致？.pdfVIP

刘润：如何把一天用到极致？ 在这个休息和运动都在讲究效率的时代，高效处理事情的能力变得愈发重要。工作 中、生活中，事情永远做不完，时间永远不够用，怎么办？ 时间管理高手、商业顾问刘润，他将把他的私藏工具箱一次性交付给你，从工作到 生活，为你时间管理全面支招。 高效管理时间，越早下手越好。 一、把基本功耍得虎虎生风—— 邮件、日历、联系人 第一，邮件。 要记住两点： 1. 作为商务人士，千万不要使用免费邮箱。 名片上留QQ 邮箱，非常不职业化。 应该申请专门的公司邮件后缀，表明自己创业是认真的，企业是正规的。 2.保留所有历史邮件。 美国的《萨班斯法案》要求在美上市公司保留电子邮件至少 5 年。我用它要求 自己，保留了过去近20 年的邮件。 通过搜索，可以随时、瞬间调取历史邮件，提高沟通效率。 第二，日历。 邮件存在“邮件服务器”，日历、联系人同样存在服务器。要把一切事情，都放 进日历。 有同事邀请你开会？请他用邮件发“会议邀请”，点击“接受”，日历中就会多出一 条日程。 定了航班，收到短信、邮件确认？把航班、酒店、信用卡还款信息等，变成一 条条日程，放进日历。 我的时间颗粒度是 30 分钟，我会把所有占用时间的事放进日历。 当同事问我： 周三下午有半小时时间开会吗？ 我会立刻打开邮件客户端查看日历，然后回答： 2 点到3 点可以，发个会议邀请给我。 收到邀请，我会把日程标为红色。红色表示重要且紧急的事，蓝色表示重要但 不紧急的事。 周三下午 2 点快到了，提前 15 分钟，手机提醒我： 15 分钟后，在三楼会议室开会。 提醒非常重要。 约了会议，把提醒设为提前15 分钟； 约了晚饭，设为提前1 小时； 定了航班，设为提前2 小时； 朋友生日，设为当天早上10 点。 微软的 Office 365 还可以请助理帮忙安排行程。 清晨，手机响起，一则行程跳出： 1.5 小时后，司机来酒店接我去客户办公室。 在这之前，我需要吃早餐、退房。退房时需要的发票抬头、税号、司机电话、 客户联系人姓名、职位，都在这则日程中。 这就是日程管理，这就是效率。 第三，联系人。 从 1998 年开始，我坚持把联系人信息都存在云端，我的联系人现在已经有 5 761 人了。 坦白说，我记不住每个人，但是联系人工具可以。 很久没联系的人给我打电话，我拿起手机就说：×××，好久不见啊。 他非常惊讶：这么久没联系，你还记得我啊？ 使用联系人工具要注意以下几点： 第一，输入电话号码时，一定要加上国别、区号。 比如上海的固定电话 在名片上这么印电话的人没有国际视野，我们在手机里要把电话号码存为 “+86(21。 因为如果在美国，拨是拨不到上海的。 第二，认识新朋友之后，可以和他合张影，然后把他的头像存入联系人。这样，当他打 来电话时，手机屏幕上就会出现他的照片。 第三，可以将朋友的生日、各种纪念日、孩子的生日、爱好等重要的信息存在联系人中， 并设置提醒。 把最基础的“邮件、日历、联系人”用到极致，会拥有神奇的效率。 二、避免与懒惰握手言和——协同软件 借助 Teambition 等流水线一样的协同软件，可以让所有人的个体进度服从整 体进度，高效向前。 下面介绍一款我正在使用的协同软件 Teambition ，以它为例，介绍协同软件 的价值。 第一，自动化的 PDCA 循环 （全面质量管理的思想基础和方法依据，即 plan、do、 check 、action ）。 某团队负责人突然有个想法，想安排员工去执行，可以用微信说一段语音，或 写两句文字。但是，这样做会有两个风险： 1. 团队负责人会忘掉； 2. 员工会忘掉。他们很可能都不会“主动”想起来。 在 Teambition 中，创建一个“任务”，设好3W （Who do What by When ）， 也就是：执行者、任务内容、截止时间。 员工收到“新任务提醒”后，可以把任务从“待处理”泳道拖到“进行中”泳道。 “泳道”是协同软件中的行话，意思是一个个步骤，就像游泳池的一条条独立泳 道。 所有任务，最终只能被完成，或者被取消，不能被忘掉。 第二，强制化的 SMART 原则。 在 Teambition 或者类似的协同软