商务资料归档要求.docVIP

中建五局工业设备安装有限公司文件 建五安合字〔2013〕113号 中建五局安装公司关于印发项目商务资料 归档整理要求的通知 各单位: 目前，公司各项目部在项目履约过程中不同程度地存在项目商务资料编制、申报、签认、归档整理不及时，未按公司《合约法务管理手册》要求定期上报、备份；人员调离或辞职没有办理交接或交接不清楚；办公场地移动等各种原因造成项目完、竣后项目商务资料缺失等等情况，给项目结算或诉讼造成了很大的被动。为减少、杜绝上述现象，提高项目二三次经营管理质量，确保经营效果，请各项目部自本通知下发之日起按下列要求，做好项目商务资料整理、归档、上报、备份等方面的工作。分公司合约法务部在月度项目商务工作检查时重点核查，公司合约法务部在半年、年度项目合约法务综合考评检查以及重点项目商务管理督导时重点核查。 一、项目商务资料归档分类 （一）第一类(合同及附件) 1、招(议)标文件及评审资料 2、投标书(包括其附属文件) 3、中标通知书及施工许可证 4、合同(协议书、专用条款、通用条款)及评审资料（公司评审资料要反馈项目） 5、合同协议及评审资料 6、质量保修协议书 7、发包人批准的施工组织设计(含进度计划) 8、监理合同原件、发包人、分供方现场管理人员职权委托函及变动情况确认函 9、其他 （二）第二类(合同履行过程记录) 10、发函登记簿(包括发函原件、传真记录、寄送凭证) 11、收函登记簿(包括收函原件) 12、图纸、图纸会审纪要、变更、设计交底文件及其供应记录 13、建设单位设计变更通知单及变更工程价款报告 14、签证单、设计变更完工验收单、相关实物图片及签证工程价款报告 15、会议纪要（与会人员签字盖章） 16、工程师（监理）指令、通知及对该指令和通知的复函 17、发生（业主）违约事件的原始资料 18、索赔或费用补偿申请、报告及依据资料，包括相关、相关实物图片 19、停、送水、电，道路开通封闭的日期记录 20、甲供材料进场记录 21、进度款结算及请款报告 22、实际工程预付款、进度款拨付数额及日期 23、催付工程款通知 24、经发包人审核的形象进度月报表、年报表（合同要求期限内）（含报量确认报告） 25、经审核的劳务及分包进度月报表、年报表（包括过程计量确认报告） 26、报送公司的已完工程量报告（月、年） 27、开工报告 28、停工（复工）通知（报告） 29、中间验收报告（通知） 30、工期延误报告 31、竣工验收报告 32、工程交接报告 33、工程预算书 34、竣工结算报告 35、竣工结算书（按合同约定分期、分段结算书） 36、审定的工程结算书（含总分包结算） 37、国家、省、市有关影响工程造价、工期的文件、规定等 38、总包等相关方施工场地以及分部分项工程移交证明以及相关实物图片 （三）第三类（履约控制记录） 39、合同交底记录 40、商务策划 41、各类合同台账 42、各类合同履行情况台账 43、项目责任成本及核算资料（核算各期） 44、工程项目管理目标责任书 45、项目管理人员岗位成本责任状 46、项目部总分包结算会签记录表 47、工程经济指标分析 48、完工后的合同总结 49、其他 二、各级职责 项目合约资料按照上述第一条的规定要求分类建立项目商务资料档案。 项目商务经理是项目商务资料管理的第一责任人。没有配置项目商务经理的项目，项目经理是项目商务资料管理的第一责任人。负责第一类文件的复印件、第二类及第三类文件原件的收集和整理并扫描备份，项目部必须指定专人负责；公司、分公司总经济师是公司/分公司商务资料管理的第一责任人，第一类文件原件的收集、整理及保管，由公司/分公司合约法务部部门经理具体负责，直接责任人为分公司/公司合约法务部合同法务主管。 工程开工后，项目商务经理应着手建立商务资料档案，并随合同的实施及时补充档案文件。每月25日前将项目当月商务资料的原件1份（至少是复印件）和相应的扫描件报分公司合约法务部，工程竣工后档案移交至分公司合约法务部。合同总结及工程经济指标分析在工程结算办理完毕后及时归档。 分公司合约法务部每月30日前将所属项目当月商务资料的扫描件整理汇总后报送公司合约法务部。 三、初次自查上报要求 自本通知下发之日起，司属各项目部在5月20日内完成项目商务资料自查与归档工作，在5月25日前按要求上报分公司合约法务部。 分公司合约法务部在5月30日前将所属项目当月商务资料的扫描件整理汇总后报送公司合约法务部。 以上不仅针对业主方、总包等相关方的商务资料，对分包方的资料亦参照上述格式整理归档及报送。 特此通知。请各单位严格执行上述要求，公司合约法务部每月对各分公司和项目部上述工作完成情况进行通报。 中建五局安装公司 2013年5