档案管理基础知识概述.pptx

档案管理基础知识;档案业务工作内容有六环节之说和八环节之说???;（一）收集 档案室作为集中管理本单位档案的内部机构，收集工作是基础，是关键，收集时一定要按照《归档制度》的要求，做到收集文件材料的齐全完整。 收集的齐全完整是整个档案工作的前提和基础，做不到这一点，以下几个环节的工作做得再好，都是徒劳无功的，档案工作都是不合格的。 ;齐全完整包括两个方面： 档案门类的齐全完整：如文书档案、业务档案、基建档案、设备档案、科研档案、会计档案、声像档案、实物档案、电子档案等各门类档案都要建立起来。 各门类档案中文件材料的齐全完整：如文书档案，除收文、发文的收集外，会议记录、本单位召开的会议文件、本单位人员参加的与本单位业务有关的会议文件、人事工作中形成的统计、登记表、台账、存根等，党务工作中形成的统计、登记表等，业务工作中形成的各类统计、登记表等等，凡是与本单位有关的有留存价值的都应该注意收集归档。; 为确保归档文件材料的齐全完整，档案工作人员在收集材料时要做到“十收”： 1、处理完毕的文件及时收。 2、经常用的文件履行借阅手续定期收。 3、本单位的发文在盖章时当时收。 4、会议材料事先做好工作及时收。 5、内部形成的文件材料掌握线索有针对性地收集。 6、常规性的文件要逐项收。 7、在机构人员变动时提前收。 8、结合年节放假的安全保密大检查集中收 9、归档整理前全面收集。 10、在整理过程中发现文件不全要反复收。 ; 除文书档案外，业务档案在业务部门整理完毕之后的次年6月底之前进行收集； 声像档案，包括照片、录音、录像档案在形成之后及时收集； 基建档案在竣工验收后由总承包单位移交给档案室； 设备档案在设备开箱时及时收集，装箱单、使用说明、合格证等； 会计档案在会计部门保存一年之后向综合档案室移交； 实物档案要在形成后及时收集。 ;;.;.;1.档案的库房管理 （1）档案橱具的排放： 节约库房面积和空间，存取方便； 排列整齐，横竖成行，整齐划一；避免阳光直射，注意通风（与窗户垂直）； 所有的档案橱具都要统一编号，从库房门口第一排开始，自左至右，自上而下编号，走S型。;（2）档案的存放： 比较常用的是分类排架，先排文书、后排业务、基建、设备、科研、声像、实物等。（有防磁柜的单位，声像档案、电子档案可以放在防磁柜里）。 （3）档案存放地点索引： 为了便于档案管理人员准确掌握档案的存放情况，能迅速地调阅档案而编制的索引。多为表格式。 ;（4）“九防” ①防火： 配备干粉灭火器，并定期更换干粉。 安全使用电器设备、定期检查电器线路。 库房内严禁吸烟、严禁明火装置、严禁存放易燃易爆物品，严禁堆放杂物。 应安装火警报警装置。 ②防盗 安装盗警报警装置； 安装防盗门窗； 库房钥匙专人保管，及时关闭门窗。 ;.;.;.; ⑧防强光 库房宜选用白炽灯作人工照明，照度不超过100勒克斯，如果选用荧光灯时，应对紫外线进行过滤； 库房内不宜采用自然光源，有外窗时应选用厚质料深色窗帘进行避光； 在任何情况下均应避免阳光直射。 ⑨防磁 建设专门的防磁库房 配备防磁柜；; 2.档案流动中的保护 档案在收进、移出、利用等流动过程中，都要注意安全保护。 3.档案保护的专门措施 档案室的修复和复制工作主要是字迹恢复（药物恢复、手抄、摄影）、修复（修补、托裱）、复制（复印、仿真等）; （四）鉴定 档案鉴定工作有广义和狭义两种理解。前者包括鉴定档案的价值和真伪。后者单指鉴定档案的价值。今天主要讲述的是后者，工作内容有三项： 一是文书部门和业务部门在归档时将不必要归档保存的文件剔除； 二是确定文件的保管期限； 三是档案室对保管期满的档案进行复查审核，认定无需保存的，即可销毁。 ; 销毁档案必须有严格的审批手续和监销制度。 销毁档案程序: 1、编制销毁清册。鉴定小组（在机关分管负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门的人员共同组成）经过鉴定，对无保存价值的档案编制销毁清册，它是日后查找档案销毁情况的凭据。销毁清册的封面需设置全宗号、销毁档案的数量、鉴定小组负责人的签字及时间、批准人的签字及时间、两个监销人的签字及销毁时间等项目。清册中档案销毁登记表要设置序号、文件题名、所属年度、档号、应保管期限、已保管期限、文件页数、备注等栏目，准确揭示每一份销毁文件的内容和成分，供领导人审查。; 2、拟订鉴定报告，提出销毁意见。报告中对需销毁档案的数量及内容作简要介绍，并提出销毁意见、陈述销毁原因。 3、机关负责人审批。 4、未批准销毁的档案，要拿出继续保存。 5、