档案管理电子文件归档与管理.pptx

第十一章;第一节;一、电子文件与电子档案的含义 ;二、电子文件的分类;四是图像文件（image）。指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。 五是影像文件。指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种形态画面，如数字影视片、动画片等。 六是声音文件。指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。 七是命令文件，即计算机程序。 ;三、电子档案 ;电子档案含义:;三是电子档案要按一定方法整理，不是杂乱无章的，而且要求集中统一管理。 四是电子档案还应包括与之相适应的软件、参数及相关数据，否则就不能使用，这就类似过去的甲骨文，十年前的 DBASE等设计的管理软件。 ;四、电子文件的特点及其影响 ; （2）数字化。 电子文件的信息形态是数字化的。电子文件通过计算机显示或打印机打印到纸上使我们看到的由文字、图形等是电子文件的一种输出形式。 （3）网络化 。 电子文件借助网络，能实现信息共享，但不安全。电子文件依赖于计算机及其网络系统，它可以 不受时空限制 ，如果不采取保密措施，则能在网络的任何终端上读取网络某一存储设备上的电子文件；而且，一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端。 （4）信息的非人工识读性 （5）信息与特定载体之间的可分离性 （6）信息存储的高密度性 ;第二节;一、电子文件的管理原则包括;二、电子档案的管理体系;第三节;电子文件的归档范围原则上与纸质文件的归档范围相同，凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的电子文件均属归档范围。但考虑到电子文件的特性，应注意下述文件的收集和归档。;1．纸质文件不能代替的机读文件。对于纸质文件不能代替的电子文件，要特别注意归档，并且注意制备一定数量的电子文件备份同时存放。 2．与纸质文件内容相同的电子文件。在今后相当长的一段时期内，纸质文件和电子文件，纸介质和磁介质两种载体也许会长期并存。同样内容的文件有纸质文件形式也有电子文件形式，应当注意将两者同时归档。电子文件的查询速度快、可复用性好，这些特点会在档案利用中发挥作用。这类电子文件归档时应注意和相应的纸质文件建立对应关系。 ;3．与数据文件配套的计算机软件、程序和技术文档（纸质文件）。这些程序和文件是电子文件的配套资料，只有借助这些资料，才能够阅读电子文件。因此，这些资料也需同时收集齐全。属本单位自行开发的软件、程序（包括其技术文档）可以归档，属从外单位引进的商品化软件，可作为资料保存而不归档。归档时应注意机读文件和其相关程序、软件（也是一种电子文件）等保持整体完备性。 4．没有保存价值的机读文件不归档。没有实用价值的中间数据、草稿、程序软件等不必归档。 ;二、建立电子文件归档制度;第三节;一、收集积累要求 ; 2、用计算机起草、打印，但不通过网络流转的电子文件，应收集其最后稿本，最好能收集其过程文件，同时应记录其背景信息。 3、为了保证电子文件不被非正常改动，除应及时收集外，还要有严格的安全措施，尤其是无纸办公系统所形成的电子文件应严格控制。 ; 4、应及时捕获在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其收集责任的电子文件，将其集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以后再进行整理。 ; 5、收集电子文件时，必须收集与之适应的软硬件环境、元数据和背景信息等。 （1）在通用的软硬件环境 下形成的电子文件，对软硬件条件及相关参数要有明确记录 ；在特殊软硬件环境下形成的电子文件，对软硬件及相关参数要进行收集。 （2）对收集的电子文件要进行登记，以防遗漏，同时也便于查找。并要对电子文件逐一备份，在特殊情况下可制成纸质复制件或缩微品，以防计算机系统发生故障而造成电子文件无法读取的不可挽回的损失。 （3）在管理制度上，应将电子文件收集视为电子文件责任者的一项重要任务，要指定专人负责，并在档案管理部门指导监督下进行。; 6、电子文件的格式必须统一。 文本文件：通用格式为： XML 、 RTF 、 TXT ，并注明文字处理工具，如 WORD 等。 扫描型电子文件：通用格式为： JPEG 、 TIFF ，如为非通用格式，应转换为通用格式；当无法转换时，应收集其相关软件。 视频、多媒体、超媒体文件：通用格式为： MPEG 、 AVI ，如为非通用格式，应收集其压缩算法和相关软件。 音频文件：通用格式为： WAV 、 MP3 ，同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。 ; 7、保证电子文件真实性的主要措施是：一是从电子文件生成时就开始对其严密监管，建立对各项操作的 跟踪记录； 二是建立真实性的认定方法和手续。明确检验要素，主要是：电