办公文书的写作方.pptx

办公文书的写作方法公司常用办公文书的写作及文本规范一、前言在现代生活中，办公应用文书已经成为国家机关、社会组织、企事业单位或个人在社会活动中处理事务、交流信息的重要载体，它把经济、政治、科学、文化等各个领域和行业像纽带一样连接起来，广泛用于上传下达、发布信息、沟通商洽、交际礼仪等。作为企业的一名管理人员，每天都要面对大量的文书写作和文书处理工作。毫无疑问，每一个管理人员对于应用文书的概念和应用都要有一定的了解。但是，我们公司有很大一部分员工还不能准确区分不同事务适应哪种文书，写作时虽然绞尽脑汁，写出来的东西往往不准确、不规范，应用文书写作已成为大部分员工难堪和头疼的事情。为使广大员工快速理解和掌握常用文书的写作，以提升员工的写作综合技能，今天本人就应用文书的分类、各类文书的基本概念及常用文书的写作方法向大家做简要介绍。二、应用文书的分类（1）应用文书的种类繁多，达数百种，目前较为常用的文书格式也有百余种，大致分类如下：1、法定公文类：有命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复、意见、会议纪要、函、议案、报告、请示等。2、规约文书类：有条例、章程、制度、规定、办法、细则、规则、公约、守则、规程等。二、应用文书的分类（2）3、事务文书类：有计划、工作要点、总结、规划、方案、调查报告、统计分析报告、简报、大事记、条据、声明、启事、招标书、投标书、索赔书、理赔书、典型材料等。4、会议文书类：有会议方案、会议通知、会议提案、会议开（闭）幕词、会议演讲稿、会议工作报告、会议纪要、会议决议、会议简报等。二、应用文书的分类（3）5、书信礼仪文书类：有公开信、辞呈、介绍信、推荐信、证明信、表扬信、感谢信、慰问信、贺信、祝词、倡议书、决心书、聘书及解聘书、喜报、邀请函、悼词等。6、经济公文类：有评估报告、审计报告、市场调查报告、经济预测报告、经济活动分析报告、可行性研究报告、财务分析报告、产品说明书、意向书、经济合同、协议书等。二、应用文书的分类（4）此外，还有法律文书类、宣传文书类等，如起诉书、判决书、答辩书、公证书、广告策划书、媒体文稿等。每类文书如若细分，还可以分出若干种格式。如经济合同可分为购销、加工、采购、借款、抵押、租赁、运输合同等.方案可分为工作方案、建设方案、发展方案等。三、常用文书的概念及写作方法由于应用公文的种类繁多，若想全面掌握，非一朝一夕之功，今天，只对几种常用的、工作中必需的应用文书进行介绍。1、通知（1）通知的概念：通知多属下行文，用做转发上级机关指示、传达要求下级机关办理的周知事项、执行事项、人事任免，有时也用做同级单位或不相隶属单位知道或参与的事项的平行文。1、通知（2）通知的特点及写作要领：在下行文中，通知的功能最为丰富。它可以用来布置工作、传达指示、晓谕事项、发布规章、批转和转发文件、任免干部等。通知的运用十分广泛，大到国家级的党政机关，小到基层的企事业单位，都可以发布通知。需要注意：通知的规格要低于命令、决议、决定、指示等文件，且有明显的时间限制，即在规定时间办理相应事务；通知的内容也很有针对性，目的要求明确、具体。1、通知（3）注意不要混淆通知和通告：通告和通知都属于告知类文书，我们很容易把二者混淆。其实它们有明显的区别：通告的内容大多简明扼要，而通知的内容要求详细具体；规格上通告也比通知要高；告知方式也不尽相同，通告多用张贴、登报或广播电视播发，而通知一般以文件形工印发，仅个别普发性文件由新闻单位公布；通告没的严格的格式，没有文件版头，没有秘密等级、急缓程度等附加标记，而通知的成文必须遵守严格的格式，有的还有文件版头，根据内容划分秘密等级，并标注急缓程度。1、通知（4）通知常见的种类：通知根据性质不同，我们常见的有发布指示性通知、转发批示性通知、具体事项性通知。2、函（1）函的概念：函一般用在不相隶属机关之间（不相隶属的平级机关，也是没有直接领导关系的不同级机关），用于相互商洽工作，询问和答复审批事项。要注意除了作为平行文种出现之外，函有时也可用于有隶属关系的上下级机关之间。例如，上级机关向下级机关询问有关情况或催办有关事宜，就可以用函，但下级的答复最好用报告。2、函（2）函的特点及写作要领：函的用途比较广泛，它广泛运用在各级行政机关、企事业单位。函的格式一般包括标题、发文字号、主送机关、正文、落款。它的标题多是发文机关+事由+文种，也可以是事由+文种。公函要有正规的发文字号，由机关代字、年号、顺序号组成。大机关的函，可以在发文字号中显示“函”字。正文要说明发函缘由和致函事项。如果是复函，要先引用对方来函的标题、发文字号，然后再交代缘由。正文写作要注意针对性和明确性，如果内容多，可以分条列出，但必须一函一事，这一特点和请示、批复相似。最后常以“特此函商”、“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函