时间管理如何成为上司的得力助手.pptx

时 间 管 理(如何成为上司的得力助手)请闭目一分钟思考这个问题如果您的余生只剩下三天,您会做那三件事情?前面那个问题太过严肃?如果您明天起要請年假三天,您会交待代理人那些事情?时间管理是什么?时间管理不是什么?时间本身不是问题.因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多所以时间管理的问题本身不在于时间,而是在于自己如何善用及分配你自己的时间时间管理是什么?时间管理就是自我管理自我管理即是改变习惯,以令自己更富绩效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很对地做完,叫做效能时间管理就是”预先设想、超乎期待” 部属 主管人,为何安于现状?为何你安于现状(不想結婚)?1.无奈2.不确定改变之后会更好3.因为现状是我自己最熟悉的除非当你开始不满于现状时,表示会有新的事物发生在你的身上………………… 但是要用对“新的思考方式”你可知道为何会想不出来?因为你跳不出原来的思维习惯但是假设你想出来了.恭喜你,表示你会用新的角度去思考一个旧有的问题. 改变时间管理的第一步,从你自觉需要时间管理开始时间管理的架构请排出正确的行事优先级紧迫的事不紧迫的事重要的事1 st 急2 nd重不重要的事3 rd輕4 th緩??ACBD??正确的行事优先级(急重轻缓)紧迫的事不紧迫的事重要的事1 st 急2 nd重不重要的事3 rd轻4 th缓紧迫的事不紧迫的事重要的事设备故障,生产停摆重伤害急救员工产生肢体冲突顾客抱怨 居民抗爭 停电老闆交待的事主管交待的事计划研拟 问题调查技能提升 居民有話說 公关促进 健康检查不重要的事有些电话有些不速之客到访有些会议之出列席有些无谓的请托有些临时的邀约有些交际应酬有些文件之处理处理属下之工作自我干扰 自我心烦个人嗜好的沈迷陷阱一:时间的配置态度不对Reaction消极回应 vs Proaction积极掌握危机就是转机规划重于做事最好的控制是预防预防胜于处理不合理的时间配置I.45%处理危机II5%IV15%II.35%明智的时间配置I处理危机II善用管理循环Ｐ．Ｄ．Ｃ．Ａ善用管理循环Ｐ．Ｄ．Ｃ．Ａ第一步骤计划(Plan) 『没有计划,您就是正在计划失败』第二步骤做(Do) 「有做才有可能达到目标-赢在起步」第三步骤检查(Check) 养成事后追踪回馈的习惯，检查目标是否有达成第四步骤再改善(Action) 当定期检查工作进度，发现产生落差时，应从新 检讨达成目标所使用的方法，必要时，可能也要 向上级请示重新确认目标或调整作法陷阱二:拖延的方式不对除了第四项(既不重要又不紧迫的事)以外,其它的事做起来都不太愉快(不是措手不及,就是已經被主管釘得滿同頭包)不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情紧迫的事不紧迫的事重要的事1 st2 nd不重要的事3 rd4 th克服1.成本概念/效益分析法成本花錢約會...走路去公園約會...............好处幸福終生...不用門票又有情調...............克服2.思维习惯的改变这件事令人感到为难,但是它非做不可,因此我将立即做完它,以便尽早忘掉它.养成速战速决的习惯将事情切成好几块小块任务,快速地完成每一块的任务完成最关键的部份,让事情看起来像做完80% 一般陷阱三:事必亲躬韩非子.八经下君,尽已之能(单兵作战)中君,尽人之力(借力使力)上君,尽人之智(呼风唤雨)诸葛亮凡事必亲躬,后来过劳而死.为何事必亲躬?因为怕同事取代不放心同事,不信任同事要求标准过高陷阱四:有求必应受人尊敬重要,还是受人欢迎重要不好意思拒绝请托的原因接纳请托比拒绝请托容易担心触怒请托者想要做广受爱戴之好人不知如何拒绝他人之请托每个人都有一个好朋友,叫“施小 惠”,可以适当地拒绝.Conclusions:时间管理架构紧迫的事不紧迫的事1.幕後運籌帷幄 2.灌能1.兵贵速战速决2.快刀斩乱麻重要的事均 衡1.舍得2.勇于拒绝3.交待1.怡情养性2.轻松一下不重要的事如何提高工作效率如何提高工作效率1.了解自己每天工作时段的特性,善用之.2.以PDCA分布周一到周五的工作性质.3.保持良好的体力;养成运动的习惯4.身心均衡地发展;培养良好的嗜好1.工作时段分配法则早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛,冲劲与勇气兼俱(Do)思考迟顿,适合散心,放松(Check)冷静,沟通(Action, Plan) Relax,人文,Thinking1.发球: EMail2.电话敲定事 情/做事情3.给部屬 方向/画架构4.执行进行中 专案1.面对面Follow Up2.Go Around绕过障碍 解决问题3.沟通与协调1.思考问题2.写计划/ Update Follow up进度(1hr)3.Update/Modify进行中项目1.花1小时写 作(整理工作心得)2.每周工作性质分配法则