外贸邮件书写注意事项.pdfVIP

很多 sales 朋友常常抱怨， 开发信效果很差， 100 封里面好几十封退信， 剩下的就是石沉大海，难得有一个老外回一句“ No, thanks. ”就可以 让你激动半天。 其实大家有没有想过，这样的做法会严重挫伤自己的积极 性。可以试想一下，当你一天坐在电脑面前 12 个小时，从 google 和各 种黄页搜索到客人信息， 一封一封开发信发出去， 晚上满脸疲惫的回家， 等第二天满怀希望上班的时候，邮箱里爆满各种各样的退信， 你是什么 感受？ 我以前也是做业务的， 当年大学毕业后从业务助理、跟单做 起，后来做 sales 和 sales manager ，PA to director ，一直到现在做 buyer ，中间换了几份工作，也经历过大部分朋友所经历的各种问题。 我当时也有这么一段时间，没日没夜地发推销信，找新客人，无休止地 报价，但效果甚微。后来跟很多不同的客人熟识了以后，私底下聊起才 发现，当初的开发信写的是大大有问题的。很多老外也是做 sales 的， 也会写开发信，为什么成交率比我们高很多？即使不说成交率，回复率 也大大高过我们？ 很多刚毕业的朋友们都是学国贸专业出来的， 一般都学过外 贸函电这门课，老师们反复教你们怎么写商务信函，怎么回询盘等等， 其实这些教材几乎都是学院派人士编的， 不是老掉牙过时的东西， 就是 和现实基本脱节的。很多老师一辈子都呆在学校里，连外贸都没做过， 你怎么能指望从他们这里学到写商务信函的精髓？真正的好的 email ， 必须要模仿老外的行文方式， 尤其是英语为母语的客人！即使你的邮件 写得四平八稳，语法精到，整篇下来没有任何错误，在大学里可以拿满 分作文了，可客人收到以后，还是怎么看怎么别扭。我觉得，你给客人 写邮件的时候，必须要忘记中国人的行文和思维方式， 要按欧美人的习 惯去思考问题和写邮件，这样才能让客人把你当成同类。 到那一天，你随便写一封邮件，当大部分人都看不出这封邮 件出自一个中国人之手，你就出师了！ 我先列举一些大部分朋友写 email 时常范的错误， 大家可以 看看，对比一下自己， 其中的几条是自己也会有的？接下来再讨论开发 信怎么写。呵呵。 1）邮件写得过长。 客人的时间很宝贵，每天要收到数百封 邮件，你想想，一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你，英语表 述又不好，还加了好几 M的附件， 你会不会认真去看？而且很多老外的 时间观念很强，每天都有几块固定的时间用来处理 email ，很多长篇大 论的邮件，只要不是他的熟人发的，一般会被直接删除，或者是把你的 地址设为垃圾邮件。 我问过很多西欧客人， 他们一般处理每一封邮件的时 间是 2-3 秒，也就是大致扫一眼，重要的邮件，一般马上仔细阅读并回 复，不是太重要的，会在 outlook 里标注上要处理的具体时间，然后从 inbox 拉到相应的子目录里。换句话说，只要客人的邮箱地址是对的， 也是你要找的 right person ，你的开发信只能停留在他眼前 2-3 秒，就 是决定命运的时刻了。这种情况下，试问你敢不敢把邮件写得很长？ 2）没有明确的主题。 一个不明确的主题，会让客人根本没 兴趣去打开陌生人的邮件。这个就需要经验了，内容要言简意赅，直接 吸引客人通过主题