会议管理流程模板.doc

仁会议管理流程(本文件谨供参考用，注意：所选取的图文不一致) (1)流程图  （2）流程说明 任务名 称 -+4- 占 八. 任务程序、重点及标准 时限 相关资料 会刖 准备 1.1 1.2 1.3 1.4 程序： 1?1总经理及各部门提出召开会议要求，由提议者 确定会议主题和内容； 公司级会议：会议召集人要把会议日期、内 容、议程、地点、参会人员名单以及会议需 要的工具、资料等告知行政系统；专题会 议：原则上由召集人选择会议日期、地点并 通知参会人员，并向行政系统申请会议室和 相关设施，行政系统根据申请统 筹安排会议 地点和进行相应的会议准备。根据公司会议 管理制度，行政系统须将各种例会的时间下 发各部门，以免出现会议 冲突。 1.2行政系统向参会人员发出《会议通知》（也可 电话通知）,提请参会人员做好会议准备； 公司级会议：行政系统按照会议召集人的要 求，提前准备相关资料，通知参会人员并整 理会议室； 专题会议：会议相关资料由会议召集人进行 准备； 系统例会：根据例会时间安排准时召开，不 需要另行通知（除特殊情况外）； 1?3行政系统或会议召集人会前提醒参会人员做好 会议准备9以免错过会议； 1?4行政系统或会议召集人做好会议前的准 备，包 括会场准备、设施准备和资料准备等。重点： 会前参会人员围绕会议主题进行的相关准备 标 准： 会议准备要充分：相关资料发放及时，不得出现 差错，设施准备齐全完好等；参会人员针对会议 议题做好前期方法措施和数据资料的准 备，并提 前提交给会议主持人，避免无准备情 况下参会。 至少提 前一天 发出通 知 提前1小 时再次 通知会 议前5 分钟做 好会议 准备 《会议 管理制 度》 《会议 通知》 会议过程 2.1 2.2 2.3 程序： 2.1参会人员按照《会议管理制度》要求准时参加 会议、签到，并按照会议通知要求准 备好会 议相关资料； 22主持人准时主持召开会议，说明本次会议 准时开 会，不 《会议签 到表》 《会议 记录》  主题，并把握开会时间，掌握好会议秩序， 参会人员应遵守《会议管理制度》,有秩序 发言；参会人员在发言时不仅要提出问题、 还要提供相关数据和提出个人解决问题的建 议看法； 如果会议上形不成统一决议，主持人应宣 布 休会，并确定下次会议的时间，并提请参会 人员重新收集信息和提出新的论证依据； 2.3会议过程中记录人应做好会议记录，公司 级会 议由行政系统负责会议记录；专题会 议由会 议召集部门确疋的记录人负责记录。 重占? /\\\ ■ 问题的解决和争议处理 标准： 会议以解决问题为主，参会人员必须提出解决建 议和看法； 杜绝议而不决现象。在无法拿出最终结论时，会 议主持人应及时提请休会，并定好下次会议时 间，提请参会人员做好相关资料准备，提咼会议 质里和效率。 得迟到 会后1 个工作 日内 会后1 个工作 日内 《会议 纪要》 决议 跟踪 3.1 3.2 3.3 3.4 程序： 3.1会议结束后，会议记录人应及时整理会议 记 录，并形成《会议纪要》,在会议第二天上 班时将会议纪要下发各参会人员签字确认； 3.2部门会议结束后，记录人应将《会议纪要》交 行政系统备案；行政系统应将各种会议纪要分类 保管，以便查找使用； 3.3会议决议涉及的部门应严格按照会议决议执 行，完不成或遇到问题时时应及时向上级领 导进行汇报，并说明理由和补救措施； 3.4行政系统根据会议决议对相关部门工作进行检 查，确保会议决议得到贯彻执行，同 时行政 系统应做好决议跟踪记录（在《会议纪要》 上填写完成情况）,并及时将决议执行情况 向总经理进行汇报。行政系统负责人每月底 须向总经理书面汇报各种会议 决议的总体执 行情况。 重占? /\\\ ■ 决议的执行 标准： 按决议 完成时 间完成 根据决 议完成 时间进 行检杳  杜绝决而不行现象。决议应提出明确的工作要 求 （完成时间、结果和责任人），相关责任人应 按 照要求按时完成；行政系统应发挥监督职能，按 照决议完成的时间和结果进行跟踪检查，确保决 议得以实施。