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. 公文写作基础知识 一、公文的定义和分类 （一）定义 公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、 政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是机关 实施管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上 报和信息沟通的重要作用。公文贯穿机关管理工作的始终。 我们要向上级报告情况，需要写成文件；我们要向基层单位 安排什么工作， 提工作要求， 需要写成公文印发下去， 备查、 备用，便于基层照章执行；我们要告知社会公众一个什么决 定，也要印制成公文。因此，公文写作与我们每一个机关事 业单位工作人员息息相关，可以说，具备较强的公文写作能 力，是每一个机关事业单位工作人员的基本素质要求。 当前， 各级各部门都十分缺乏优秀的文秘工作人员，重视公文写 作、加强公文写作， 对于年轻人来说， 具有更加积极的作用。 （二）分类 1 、按照制文机关的种类划分：党务机关公文、行政机 关公文、司法机关公文、军事机关公文、企事业单位公文、 社会团体公文。 专业资料 . 2 、按照行文方向划分：上行公文（向上级单位行文）、 平行公文 （向平级单位行文） 、下行公文 （向下级单位行文） 。 草拟公文前，必须弄清楚行文方向，才能确定文种、容、措 辞等。 3 、按照保密程度划分：绝密公文、机密公文、秘密公 文、部材料、普通公文 5 种。我们在起草或者管理公文时， 必须要按照该公文的秘密等级来处理，涉及秘密问题的，不 能泄密。 4 、按照紧急程度划分：特提公文、特急公文、加急公 文、平急公文、普通公文 5 种。 5 、按照使用围划分：通用公文和专用公文。决定、通 知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等全是 通用公文；司法类的公文、经济类的公文、任免类公文、议 案、提案、建议等等，属专用公文。 6 、按照规性和颁发程序的规程度、行政约束力的强弱 划分：规性公文和非规性公文。 规性公文有 13 种：命令、决定、公告、通告、通知、 通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 非规性公文：除规性公文以外的公文。常用的非规性通 用公文有调查报告、 工作计划类、 工作总结类、 提案、 建议、 专业资料 . 说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格 类、大事记等等。 （三）机关公文要素 机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、 签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成 文日期、印章、印发传达围、主题词、抄送机关、印制版记 组成。 （四）公文处理包括哪些工作 公文处理包括拟制、办理、管理、立卷归档在的一系列 衔接有序的工作。 二、 公文写作的共性要求 公文不同于其他文字作品，它的写作、制发、处理必须 按照固有的规定、特定的体例格式来进行。 （一）确定文种 这是写作公文首先要明确的。我们在写作公文前，要弄 清楚这个文件具有或者说应该发挥什么作用，是在什么背景 下写这个文件材料。根据写作的背景、目的、受文对象（为 什么要写这个文件；写这个文件要达到什么目的，是安排工 专业资料 . 作、通报情况，还是解决困难问题；文件是写给哪个部门， 是上行、平行还是下行），确定采取哪个文种。一般说来： 1 、要对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单 位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项，选择 《决定》文种