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办公自动化考查作业 办公自动化课程考查作业 1、随着计算机和网络应用的逐渐普及，公司内网(局域网)环境下的办公自动化 系统在许多单位得到运用，请比较两个以上这样的网络办公自动化系统，阐述 它们在功能上有哪些相同之处，又各有什么特色？你是如何理解这些系统在功 能上的设置的？ 办公自动化（ Office Automation ，缩写为 OA）是指在行政机关工作中，以计算机为中心， 采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技 术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存 储和使用信息，为科学管理和决策服务，从而达 到提高行政效率的目的。办公自动化没有统一的 定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、 新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动 化的领域。 通常办公室的业务，主要是进行大量文件的 处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外 来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生 文件复件等等。所以，采用计算机文字处理技术 生产各种文档，存储各种文档，采用其它先进设 备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者 采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化 的基本特征。 办公室是各行业工作的领导进行决策的场 所。领导机关做出决策，发布指示，除了文档上 的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收 集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策， 并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或 业务关联单位。 OA （办公自动化）技术分为三个不同的层次： 第一个层次只限于单机或简单的小型局域网 上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的 应用，一般称之为事务型办公自动化系统。 随着三大核心支柱技术：网络通讯技术、计 算机技术和数据库技术的成熟，世界上的 OA 已 进入到新的层次，在新的层次中系统有四个新的 特点： （1）集成化。软硬件及网络产品的集成，人与 系统的集成，单一办公系统同社会公众信息系统 的集成，组成了“无缝集成”的开放式系统。 （2）智能化。面向日常事务处理，辅助人们完 成智能性劳动，如：汉字识别，对公文内容的理 解和深层处理，辅助决策及处理意外等。 （3）多媒体化。包括对数字、文字、图像、声 音和动画的综合处理。 （4）运用电子数据交换（EDI）。通过数据通讯 网，在计算机间进行交换和自动化处理。这个层 次包括信息管理型OA系统和决策型OA系统。 办公事务 OA 中，最为普遍的应用有文字处 理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、 电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务 统计、报表处理、个人数据库等。这些常用的办 公事务处理的应用可作成应用软件包，包内的不 同应用程序之间可以互相调用或共享数据，以 提高办公事务处理的效率。这种办公事务处理软 件包应具有通用性，以便扩大应用范围，提高其 利用价值。 事务型或业务型的 OA 系统其功能都是处理 日常的办公操作，是直接面向办公人员的。为了 提高办公效率，改进办公质量，适应人们的办公 习惯，要提供良好的办公操作环境。 信息管理型OA系统是第二个层次。 决策支持型OA系统是第三个层次。 例如，市政府办公机构，实质上经常定期或 不定期的收集各区、县政府和其它机构报送的各 种文件，然后分档存放并分别报送给有关领导者 阅读、处理，然后将批阅后的文件妥善保存，以 便以后查阅。领导者研究各种文件之后作出决 定，一般采取文件的形式向下级返回处理指示。 这一过程，是一个典型的办公过程。在这一过程 中，文件本身是信息，其传送即是信息传送过程。 但应当注意到，领导在分析决策时，可能要翻阅、 查找许多相关的资料，参照研究，才能决策，所 以相关的资料查询、分析，决策的选择也属于信 息处理的过程。 例如，北京市东城区政府报来文件要求某地 区盖一座公共建筑，申请批准，文件传递到市政 府有关机构，市有关领导看到文件后，要去寻找 市里有关规划盖楼的文件法规，又需要研究全市 的经费预算，以及其它许多参考资料，然后研究 决定同意或不同意。并以文件或通知的形式把决 定这一信息反馈给东城区政府。 所以，办公室自动化系统本身是一个多层次的 系统，在各种层面上，可以说实现了办公自动化 的一部分业务，而从最初级的自动化开始，随着 采用的技术不同而逐步构成一个更高级的自动 化系统。 人是系统第一因素，即办公室主要因素是工 作人员，包