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高效会议实务 一、 会议概述 （一）什么是会议 会议是一种群体沟通的方式。从字面含义上讲， “会”的基本 意思是聚会、见面、集会等； “议”的基本意思是讨论、商议。因 此，会议的意思就是人们聚集在一起，围绕特定主题进行讨论、 交流的活动。 人类开会的历史可谓是源远流长。 公元前 2198 年，大禹在浙 江绍兴的会稽山召集了全国的部落首领，庆功封爵并商讨全国的 财政问题。据说，会稽山原名茅山，因召开此会而更名。公元前 681 年，齐桓公召集宋、陈、蔡、邾四国，在北杏会盟，首开国 际会议的先河。随着齐国国力和国际地位的逐渐升高，齐国召开 的国际会议的频率和规模也越来越高。因此，齐桓公也被誉为是 “文山会海”的祖师爷。 整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界。 中国的会有多少？从中央到地方一年要开多少会？这是一个无法 统计的数字。 《现代快报》 2005 年 7 月 9 日报道了来自会议市场 上的信息： 1999 年，北京只有一二百家服务于会展的专业公司， 而 2005 年竟达到 4000 家以上。 会议养活了如此之多的服务公司， 形成了滋生腐败的温床。 2011 年，中国首个《中国会议蓝皮书》 在京发布，蓝皮书指出，目前我国每年举办的各种会议多达几千 万个，年均增长 20%。 在白领中，会议恐惧症已经不是个新词儿了。对于现在很多 商政人士而言，在会议室里度过一天已经是一件司空见惯的事， 似乎每天都有开不完的会。 2011 年，中国青年报社会调查中心通 过民意中国网和网易新闻中心，对 2223 人进行的一项调查显示， 53.6 ％的人表示自己在日常工作中参加的会议过多。具体而言， 57.4 ％的人每星期平均开会 2 次以上。受访者中， 40.8 ％的人是 企业职员， 300 ％的人是事业单位员工， 12.9 ％的人是政府机关工 作人员。 另外， 只有不到三成的白领认为自己参加的会议有意义， 而剩余的大多数白领均表示厌烦开会， 甚至有人为此变成职场 “恐 会族”。 （二）会议的作用 （三）会议的时机选择 1、适于开会的情况 发起人想从参会者那里获取信息或建议； 发起人想让参会者参与解决问题或制定决策； 领导者需要听取下属的工作汇报并监督工作进度； 有问题需涉及不同岗位员工或多个部门协调解决； 发起人有重要事情需要把参与人集中到一起传达； 领导者需要公开表彰先进以激励士气等。 2、不适于开会的情况 已经形成惯例的每周例会，却没有什么事情要讨论； 会议成本太大，或还有比开会更好的办法； 所需解决的问题用电话、备忘录或个别谈话等方式解 决起来更好； 所谈事务密级较高，不宜扩大知情范围； 发起人对要解决的问题已经作出决定； 大家之间怨气太大、敌对情绪太浓，开会之前需要时 间平静。 （四）会议的成本分析 一家公司会不会开会，决定了该公司的竞争优势。一家公司 开会的效率与执行，决定了该公司全面管理的效率与执行。会议 是公司管理的必备工具。而会议的成本则常常被忽略。请看， “文 山会海”的成本是： 时间成本＝ 参加会议的人数