永辉无纸化供应商培训.pptxVIP

无纸化供应商培训财务共享中心2015.07.22供应商新平台推广0102无纸化上线背景无纸化概述目 录0304无纸化业务改变细节无纸化上线准备工作0506供应商无纸化操作说明注意事项与问题解答01无纸化上线背景我们的现状寄单不完整快递成本大丢单率高人工操作，效率低等待时间长沟通成本高整单时间长无纸化实现目标通过供应商对账和结算流程的优化，实现对账无纸化，减少纸质单据传递环节，减少供应商邮递和人工成本；通过新平台的电子签章功能加强供应商对于账单数据的认可效力，提高账单数据确认过程的效率，避免账单数据不一致导致的后续纠纷；通过对现有付款账期流程的梳理，规范付款条款约定与执行，增加供应商付款环节的透明度，提高供应商服务满意度；通过建立共享客服中心，向供应商开放统一、高效的共享服务窗口；同时规范客服中心标准流程及操作规范，缩短服务响应时间，提升服务水平；。02无纸化概述什么是无纸化你以为无纸化只是对账无纸化吗？？？ 其实，无纸化是……对账无纸化票核自动化付款自动化无纸化供应商结算流程总框架一、无纸化简化结算流程开始供应商703020806010409050电子签章对账单进行发票匹配发票二次匹配完成票核对账日登录VSS平台对账按照对账单进行开票根据账期安排付款寄送匹配通知单和发票到共享中心签收包裹打印匹配通知单资金系统发票平台发票平台发票平台金税系统人工发票平台VSSVSS结束永辉共享中心有纸化供应商结算流程总框架核对对账单据后邮寄共享下载对账信息单并打印盖章录入并提交发票信息邮寄发票和对账信息单提交信息采集表至共享邮箱开始供应商登记单据接收情况上传VSS公告栏移交对账单据到对账人员登记供应商信息资料情况表接收发票和对账信息单并在VSS公告栏发布共享收发岗对账确认共享对账组生成确认付款单至资金系统接收发票进行发票审核票核付款组付款结束共享资金组无纸化特点快速对账：供应商进行确认后，系统自动完成 财务确认，无需寄单据等待财务确认快速票核：系统自动进行票单匹配，邮寄发 票至共享最多2天就能完成票核；快速付款：系统自动生成付款单，自动付款， 无需人工干预；快优势无纸化省透省快递费用：无需邮寄业务单据；省人工费用：无需本人至窗口办理业务；省丢单费用：无纸化对账，没有丢单问题；省等待时间：对账、票核、付款系统自动完成， 大大节省结算时间；透明的信息查询：对账、发票、付款 状态时时查询；透明的规则设置：系统自动化，无人 工干预，统一规则；无纸化实现方式VSS系统支持支持电子签章发票管理系统使用电子签章优势上线前上线后节约纸张，节省时间简化永辉财务的审核工作，提升结算效率附件减少，存储方便浪费纸张、浪费时间每页盖章，工作量大，效率低，耗时长单据过多，存储不便电子签章系统上线前后对比必须打印对账单不需打印对账单1保障电子信息真实、完整、安全2减少纸张流转，减少打印成本3无需折叠与盖章，节约时间4付款更准时顺利，货款无需久等供应商使用发票管理系统，实现以下功能：使用发票管理系统优势抽取发票信息、减少发票手工录入工作；提升了发票信息准确率，避免后期的因发票错误退回，影响付款；随时查询发票的全生命周期状态，掌握付款周期，如发票是否匹配通过，永辉是否收到发票，发票是否验证通过；在线申请开服务发票（后期上线）发票管理系统永辉使用发票管理系统，实现以下功能：高速扫描仪，发票到永辉即可完成票核；票核系统自动完成，大大节约付款等待时间；供应商发票统一管理、统一查询，提高服务效率；高速扫描仪03无纸化业务改变细节纸质单据邮寄改变点非常 重要！→无纸化供应商←→有纸化供应商←无纸化上线后，供应商在对账时如果所对的单据既有8月份以前的单据也有8月份以后的单据，针对8月份以前的单据仍然要寄纸质单据至共享中心对账，8月份以后的单据无需邮寄。否则会影响到供应商的无纸化对账，所以供应商8月份之前的单据必须处理清楚。在VSS上勾单确认后，需将所有的纸质单据寄送到共享中心进行财务确认；对账日登陆VSS上勾单确认后，只需等2-3个小时，由系统自动做财务确认，无需寄纸质单据；给供应商带来的价值：对账加速，不需要邮寄纸质单据至共享等待财务人工确认，整个周期缩短到半天以内减少纸质原单的寄送，降低丢单率，同时节省每年的快递费用以及人工送单的费用对账确认改变点→有纸化供应商←→无纸化供应商←供应商只有对对账信息单盖完公章并寄至共享后，才完成对账确认供应商只需要使用电子签章在VSS进行签章即可完成对账确认，无需邮寄对账信息单给供应商带来的价值：对账确认一步到位：只需用电子签章在VSS签章即可，省去打印和寄单麻烦；供应商可以申请多个KEY，随时随地可以进行对账确认，不受公章存放地点的影响；通过下载实现对账信息单的保存和归档。无需手工录入发票信息→无纸化供应商←→有纸化供应商←发票录入供应商