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秘书理论与实务概论 《综合管理实务》一．秘书理论与实务概述秘书的涵义?1、宫中秘藏之书或用隐语预卜吉凶、将来作出预言的谶讳、图箓之书。据史籍记载，“秘书〞一词在我国最早出现于汉代，最初的涵义不是指人，而是指物。东汉初期秘书指宫中秘藏的图书资料，东汉后期设置管理这些秘藏图书的官府“秘书监〞。主管官员“秘书令〞或“秘书监〞〔地位相当于卿〕，副职为“秘书丞〞，分管官员为“秘书郎〞。唐代魏征任过秘书监。曹操所设的秘书令，是我国历史上第一次出现的现代“秘书〞一词涵义根本一样的古代秘书官职。古代相当于现代秘书职位称“史官〞、“御史〞、“尚书〞、“掌书记〞或“中书舍人〞、“翰林学士〞等。真正使秘书这一职务具有现代意义的开宗，是孙中山领导的中华民国临时政府。当时政府实行总统制，下设秘书处，有秘书长一人，秘书假设干。这时的秘书才真正成为现代意义的秘书职务了。2、辅臣。世界很多国家主管政府事务的部长或常务副部长。如国务秘书、外交秘书、内阁官房长官等各部门首长。3、行政职位。在现代中国，秘书当作一种行政职位，是行政人员核心一局部。党中央第一任行政秘书是毛泽东。我国规定政府秘书属于国家公务员，秘书长是政务类公务员，一般秘书是事务类公务员。4、社会职业。属于第三产业，以其处理文书、事务的学问与力量以及管理力量为社会效劳，也效劳于私人。秘书在我国现代主要是指为党和政府机关、企事业单位、社会团体或个人供应帮助管理与综合效劳的人员。?秘书的特征1、效劳的挺直性。秘书的工作内容与领导工作全都，由领导亲自指派；秘书挺直向领导请示、汇报；秘书做工作挺直对领导负责。2、效劳稳定性。秘书与效劳对象不仅有“业缘关系〞还有“人情关系〞。3、学问化。属于白领阶层。中、高级秘书称为“参谋〞、“参谋〞、“外脑〞。4、年轻化。一般为20～35岁。是操作层通向管理层的阶梯。5、女性化。女性秘书是初级秘书，是“文员〞。?秘书工作的内容秘书工作有广义和狭义两种。广义的秘书工作即秘书部门的工作，也称办公室工作；狭义的秘书工作是指有正式秘书部门的人员所担当的工作，即人们通常所说的秘书业务工作。广义的秘书工作，其主要内容归纳起来有以下几方面：第一类是事务性工作，包括处理信件、接听电话、撰写公文、档案管理、收发公文回复e-mail、整理报章杂志、操作传真、接待访客、支配上司约会、参与会议并纪录、差旅支配；其次类是管理性工作，包括办公室管理、操作电脑、会计与财务、设备选购等；第三类是沟通支援性工作，包括客户效劳、媒体应对、公关策划、主持庆典、参与应酬、外勤工作、其它主管临时交办的事项。秘书工作性质?1、帮助性。第一，秘书工作不能脱离领导而独立存在，秘书工作总是围绕领导工作而开展的，领导工作涉及到哪里，秘书工作的范围就必需延长到哪里；其次，秘书人员在处理任何问题时，只能依据领导的意图和指示精神办理，不能超越职权范围自作主见、自行其是；第三，秘书人员虽然也经常参加领导班子的某些会议，与领导者共同讨论各种有关问题，但秘书人员在会上只有发言权，而无表决权。2、综合性。由于秘书机构是综合性办事机构，秘书工作也就具有明显的综合性。详细表如今以下三方面：第一，秘书工作的内容纷繁冗杂，且涉及到本机关的全部工作。其次，秘书部门处于机关的枢纽地位，担负着沟通上下、联络左右之责；第三，秘书人员在办文、办会和向领导反映状况以及处理日常事务性工作时，必需对各方面状况进展综合，才能有效地为领导者供应关心和效劳。3、机密性。擅长保守隐秘成为秘书人员的首要职业道德。4、效劳性。效劳稳定性、挺直性和广泛性。“上、中、下〞三个层面效劳。首要为领导、上司和雇主效劳。秘书工作作用?1、信息枢纽作用。在现代社会中，各级各类机关的秘书部门，都处于本单位领导机关之下、各个职能部门之间的中心位置，是领导进展管理的中介环节和中枢机构。2、参谋助手作用。领导者的主要职责在于决策和管理。秘书人员在帮助领导决策和管理时，既要为领导办事，当领导的助手，又要为领导出谋献策，当领导的参谋。因此，秘书工作既有助手作用，又有参谋作用。3、形象和公共关系作用。人们经常把秘书部门称为“关口〞或“窗口〞。所谓“关口〞，是指在一个机关里，秘书部门要负责把住文字关、用印关、保密关等。因为各种文件、信息的上传下达大都要经过这里传递和输送。所谓“窗口〞，是指内外联络、群众来信来访、各方来人洽谈业务或协调工作等等，大都由秘书部门出面办理。处理公共关系原那么“内求团结，外求进展〞。4、协调作用。二、秘书工作机构的职能与工作要求?秘书工作机构的性质机密性、帮助性、综合性〔政策性、原那么性、总体性、技术性、事务性、详细性等〕、效劳性〔管理效劳、信息效劳、生活效劳和事务效劳〕。?秘书工作机构的设置1、设置原那么：精简、纵向