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秘书实务试题及答案 一15分便条李丽：公司将针对第三季度的销售工作召开总结会议，届时将有来自全国某个办事处的某名销售主管及经理参与。请你列出选择会址应考虑的因素。另外，新来的秘书小王不太会起草“请示〞，请你列出拟写请示应留意的事项〔应包括格式和语言方面的内容〕。感谢行政经理：苏萌年月日参考答案〔一〕选择会址应考虑的因素：〔6分〕1.交通便利，使与会者便于前往；?2.会场的大小应与会议规模、主题相符，销售工作总结会是小型会议，会场大小应相符；3.场地要有良好的设备配置，如投影仪、多媒体设备、电子白板、扩音设备等，以便于销售主管汇报时用法；4.应尽量避开闹市区，场地应不受“外界干扰〞，要求会场隔离设备较好；5.有无停车场；6.场地租借的本钱必需合理〔二〕写好请示应留意的事项〔9分〕1.要遵守行文规章。〔1〕不要滥用请示。〔2〕请示应当坚持一文一事。涉及其他部门应当协商，未能协商全都时应当在请示中写明。〔3〕请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级。、〔4〕一般不得越级请示，不要多头请示，因特别状况必需越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。〔5〕受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。2.请示的目的要明确，理由要充分，要求要合理。〔1〕陈述理由，主要应说明做某件事的必要性和可行性。〔2〕假如是恳求关心的，还要说清晰自己的困难所在。〔3〕理由越充分，请示的目的越简单到达。3.格式要正确，语言要得体。〔1〕标题一般用“事由加文种〞的形式。〔2〕正文按请示理由、请示事项、完毕语的挨次写。〔3〕落款。.〔4〕语言要得体、虚心、委婉。二15分便条〔李丽：公司因为业务进展需要，刚刚聘请来一位秘书，支配其特地负责公司内、外的日常信息传递工作。请你向她供应一份包括以下几个问题的说明。1．信息分类工作的原那么2．信息传递的根本形式3．信息传递的留意事项感谢行政经理：苏萌年月日参考答案1.信息分类工作应遵循以下原那么〔4分〕…〔1〕在分类中留意科学性、系统性、规律性和有用性〔2〕要确定分类体系，确定分类层次和各层次的分类标准〔3〕要把信息归入最符合其实际内容的类别〔4〕子类之间界限要清晰，不相互穿插和包涵。2.信息传递的根本形式是双向的，即内向传递和外向传递。〔7分〕〔1〕信息内向传递的形式有信件、备忘录、通知或告示、传阅单、企业内部刊物等。〔2〕信息外向传递的形式有信件、新闻稿、新闻发布会、报刊简短声明、挺直邮件等。3.信息传递的留意事项〔4分〕〔1〕区分对象按需传递信息〔2〕做好例行信息的传递工作。〔〔3〕加强非例行信息传递工作〔4〕运用现代化信息传递方式】三20分便条李丽：以下是我下星期一年月日要参与的一系列活动：上午10：15－11：15召开董事会，全部的经理都参与；上午11：30－12：00给参与员工培训课的新员工讲话；中午12：30与光华公司董事长马明及其夫人共进午餐；下午14：00－15：00前往阳光公司拜会市场开发部经理高原；下午15：45会见丽康公司的销售部经理张建。@请你抓紧时间为我制作一份工作日志。另请向我说明制作工作日志时应留意的问题。感谢行政经理：苏萌年月日参考答案2.留意事项〔5分〕〔1〕在早上要预留一小时的时间处理日常工作〔2〕应熟识上司工作习惯和约会时间的长短，每天最早和最晚可支配约会的时间，以便支配的约会符合要求。尽量不要在星期一的早上支配上司的约会。〔3〕在前往其他公司拜会别人，应当预留半小时左右的时间在路途上。〔4〕支配约会时，时间上不要过于紧凑，留意酌留弹性。〔5〕应确保上司日志信息的保密，只给上司受权的人查阅。〔6〕要保持自己的工作日志与上司的日志全都和精确，假设上司有了新支配，应马上补充，并且每天要进展检查和更新。〔7〕秘书应熟识上司用餐和休息的时间，以便支配约会避开上司的休息。