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办公室系统工作规范知识公文管理2014年2月16日 主 要 内 容 公文处理 印章管理 档案管理第一部分 公文处理一、基本概念二、公文种类三、公文格式四、处理流程第一部分 公文处理一、基本概念二、公文种类三、公文格式四、处理流程一、基本概念（一）基本内容——撰制公文 就是根据公务活动的基本需要，由法定作者的代表一撰稿人通过领会意图并收集整理有关的信息撰拟成文稿，再经审核签发以及整理印制盖印等工作过程，形成具有正式效力的公文。一、基本概念（一）基本内容——办理传递文件 根据法定的职责权利规定，进行收文和发文的处理。发文处理是指以本机关的名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。收文程序指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。传递文件是将撰制完毕的文件，根据有关规则递送给收文单位的过程。一、基本概念（一）基本内容——管理文件 是指公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档、销毁。对文件实施科学系统的保管，对秘密文件进行保密维护。一、基本概念（一）基本内容 ——立卷归档 公文办理完毕后应根据《档案法》和其他有关规定，及时立卷归档。要对在立卷范围内的文件做系统化整理和编目，编制成案卷，并在规定的时间内将其移交档案部门。一、基本概念（二）基本特性——严肃性 公文作者是法定的，具有权威性的。公文不是个人的作品，对内对外代表企业。在公务联系中，必须以法定的名义行文，因此,这种法定作者的职能身份，赋予了它在公文处理活动中等同的权威。公文处理活动具有一定的秘密性，绝大多数公文都有特定的读者对象，一部分公文更因其涉及到企业利益，必须以有效的保护手段将其限有于一定的读者群和特定的时空内。 一、基本概念（二）基本特性 ——辅助性 公文处理活动是企业生产经营活动的组成部分，它为企业的生产经营活动提供了必要的条件和保障，因而是一项辅助性活动。从管理学上来说，管理的四项基本职能：计划、组织、指挥、控制，这些管理职能的实现离不开公文处理，因此，公文处理活动具有辅助性，辅助性又包含业务性、定向性。一、基本概念（二）基本特性——应用性 公文处理活动经过了长期的实践，反复的探索，已经逐步形成了基本完整的具有很强的应用性的思想、程序、方法和技巧。公文处理的实践性要求公文处理的工作人员做为活动的主体，应该起到主导的作用，充分地发挥积极性和创造性，不断提高自身的素质，使各种具体门类的技术和方法真正能为我所用，投入实际。公文处理的应用性，派生了它的专业性和技术性。一、基本概念（二）基本特性 公文处理还具有特定的技术规律，特别是各种新的办公材料和技术方法、手段的运用，正从根本上改变着公文处理活动的形式、方向、程序、制度和功用，使之朝着更可靠、更快更优的方向发展。一、基本概念（三）基本要求及时 准确 保密 集中第一部分 公文处理一、基本概念二、公文种类三、公文格式四、处理流程二、公文种类 从外延上说，公文包含文件，公文是大概念，文件是公文的一种。从内涵上讲，以“文件”形式出现的公文，在我们现在的拟文中，主要是一些政策性、重要的事项，或者是下级单位向上级单位报送的公文。在处理日常事务中经常应用的具有一定格式的文体一般分为行政公文、事务文书和商务文书等三类。二、公文种类——行政文书 是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。二、公文种类——事务文书 是指机关、单位、团体和个人为处理日常事务所使用的文书。主要有传真稿、备忘录、请柬、邀请函、贺信（贺电）、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结、述职报告、讲话稿等等。二、公文种类——商务文书 是指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书，主要有意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等等。二、公文种类 在日常工作中，行政公文的使用极为广泛。按《国家行政机关公文处理办法》有关规定，行政机关的公文种类有13种，命令（令）、决定、公告、通告、通报、议案、通知、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。二、公文种类集团公司常用公文种类 1、文件 （1）董事会、党委、纪委文件（2）公司文件（3）部门文件2、情况通报3、会议纪要（1）专题会议纪要（2）办公会会纪要一、公文种类（一）通知 适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。一、公文种类（一）通知 1、通知一般是下行文，或者是平行文。不能对上级单位发通知。 2、作为平行文，主要是指发文单位（一般指综合部门）管理事项需要平级部门知晓或执行的事项。二、公文种类（一）通知 注意事项：日常工作中，批转转发印发性通知均有附带文件，位于正文后的附件位置，