五公司文书管理制度(1).docx

数 量 数 量 表 格 编 号 每 月 用 量 五 、 公 司 文 书 管 理 制 度 （一）总则 第一条 为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率特制定本制度。 第二条 所谓“文书”是指业务工作上往来公文、 报告会议决议、 规定、 合同书、 专利许可证书、 电报、各种账簿图表、参考书等一切业务用书与公文。 第三条 全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。 第四条 必须严格保守文书的机密。 第五条 文书按下列要点处置或办理： 1．凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”的形式进行。所 有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则，必须明确责任。 2．即使在紧急状况下以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。 第六条 文书的管理原则规定如下： 1．文书的收发、领取与寄送，原则上由总公司总务部负责。 2．分公司或分支机构的文书管理，另有文书管理细则做出规定。 （二）文书的收发 第七条 到达文书全部由文书主管部门接收，并按下列要点处置： 1．一般文书予以启封，分送各部门。 2．私人文书不必开启，直接送收信人。 3．分送各部门的文书若有差错，必须立即退回总务部。 （三）文书的处理 第八条 文书按机密程度可分为以下几类： 1．绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。 2．秘密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。 表23-7 表格登记单 印 图 表 名 称 1．产品 2．工程分 析表 3．品检标 准 4．领退料 单 5．原物料 库存卡 6．耗用月 报表 7．库存月 报表 联 数 2 2 2 3 1 3 3 填制 单位 经理 室 品检 组 领料 人 仓库 移 送 单 位 自存、 生管部 自存、 会计、 生管 —— 自存、 会计、 生管 功 能 产品说明 工程分析 品检标准 领料凭证 物料管理 对账、 控制 内 容 产品说明、 规格订定 工程标准 领退料名 称、 数量 领退料名 称、 数量 原物料耗用 状况 原物料耗用 状况 原物料库存 记录 凭 证账 卡 凭 证 账 卡 月 报 性 质 各 产 品 用工发 用 工 发 8．制造通 知单 9．生产进 度表 10．生产 状况表 11．完工 报告单 12．品检 日报表 13．品检 记录表 7 7 1 2 2 1 生管 自存 品管 自存、 业务、 生产部 程序控 制用 自存、 经理室 自存、 生管 自存 派工用 细 步 进 度、 产量控制 计算成本 品检状况 制造说明、 原物料说明 生产进度 工作表 每 原物料工时 批 品质记录 报 告 各批品检状 日 况 报 工 作 表 3．机密。指不宜向公司以外人员透露内容的文书。 4．普通。指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。 5．传阅。指在本公司内部传阅或传达的文书。 第九条 普通文书的处理原则如下： 1．由部门经理以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理，或 者由其指定下属对文书进行具体处理。 2．如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理。 3．各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置。 第十条 机密文书的处理原则如下： 1．机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。 2．指名或亲启文书，原则上应在封面上注明文书所涉及事项的要点和发 文者姓名，并由发文者封缄。 3．到达的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名的人开启，其他人不得擅自启封。如果某 主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定的约束。 第十一条 文书的阅览原则如下 1．某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。如有必要，可在文书的空白处填 写阅览后的意见，并转给或交还文书的主管。 2．有必要在各部门传阅的文书，必须附上“传阅登记簿”，按“传阅登记 簿“规定栏目填写，并最终交还文书主管。 第十二条 与各部门有关的文书，