高效的会议管理技巧(1).docx

高效的会议管理技巧 第 1 讲 当今会议面面观 【本讲重点】 会议的意义 会议的目的 会议的种类 会议的频率 会议本钱的计算 会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但 无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策， 常常是员工的梦魇； 员工花太多时间在无效率的会议上， 不仅浪费公司本钱， 也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高 效会议管理技巧〞的中心议题。 会议的意义 1．会议是一个集思广益的渠道 图 1-1 集思广益图 如上图 1-1 ，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想 法会聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子〞。许多高水准的创意就是开会 期间不同观念相互碰撞的产物。 2．会议显示一个组织或一个部门的存在 会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两 个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开 会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部 门的存在价值。 图 1-2 组织或部门与会议 3．会议是一种群体沟通的方式 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科 技的迅猛开展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ -mail 、多 媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他 沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人 类原本的沟通习惯。 会议的目的 ◆开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要 目的。 ◆传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策， 也就是说向员工传达来自 上级或其他部门的相关资讯。 ◆监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、 检查员工对工作任 务的执行情况， 了解员工的工作进度； 同时， 借助会议这种 “集合〞的、 “面 对面〞的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。 ◆达成协议与解决问题 达成协议与解决问题一般要经历以下 6 个步骤，通过这 6 个步骤，最终 实现协议的产生和问题的解决。 图 1-3 达成协议与解决问题的 6 个步骤 ◆资源共享 利用开会聚集资源，以期相互帮助，共同进步。 ◆开发创意 开发创意的会议目的突出反映在广告公司、 媒体公司中。 通过举行会议， 形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。 ◆鼓励士气 年初或年底的会议通常具有这一目的性。 这种会议是为了使公司上下团 结一心，朝着一个方向共同努力。 ◆稳固主管地位 经理或主管为了表达自身的存在价值，更为了稳固自己的地位，经常会 召开一些上下协调会议，以此来强化自己的地位。 会议的种类 会议可以按照人数、开会方式和开会目的进行分类，每一种分类都从一 个方面反映了会议的作用，每一种分类都与人们的实际需要、社会的不断开 展密切相关。 按人数分类 ● 团体会 议 ● 一对一 会议 表 1-1 按开会方式 分类 ● 面对面 会议 ● 会议 ● 视频会 议 会议的种类 按开会目的分类 ● 宣布人事安排、 讲解 政策的会议 ● 当众表扬或批评别 人的会议 ● 临时处理突发事件 的会议 ● 固定的团队会议 ● 集思广益的会议 会议的频率 每种会议都有其合理的发生频率，只有掌握了合理的会议发生频率，才 能更高效地利用各种会议解决问题、到达目的。 会议本钱的计算 会议本钱分为时间本钱、直接会议本钱和效率损失本钱 3 种。会议本钱 是非常可观的一笔数目，它关系到一家公司的得失成败，因此万万不可等闲 视之。 开会时，主管人员必须离开自己的工作岗位，这有可能造成公司整体管 理效率的下降。由于管理效率下降而造成的损失，就是效率损失本钱。效率 损失本钱包括以下 3 种情况： 【自检】 请将以下相关选项用横线连接起来。 A、固定的部门会议 B、一对一会议 C、处理突发事件的会议 D、全体会议 ①至少每两月一次 ②随时 ③按需要 ④至少每月一次 【本讲总结】 从某种角度而言，世界是一个时时处处充满会议的世界。高效的会议能 帮助我们迅速解决实践中遇到的问题，然而低效率的会议却往往占据上风， 造成时间本钱、直接本钱及效率本钱的损失。 因此，每个人应从根底做起，深刻理解会议的意义、目的、分类、合理 的发生频率以及如何计算会议的本钱，只有先掌握了这些根底知识，才可能 使每一次会议都“行之有效〞。 【心得体会】