会议事项办理情况说明.docx

PAGE PAGE 1 会议事项办理情况说明 1.会议预备事项表 一般会议预备工作包括如下内容：  (1)支配会议议题；  (2)确定会议步骤（包括议程、程序和日程）；  (3)确定与会人员；  (4)确定会议时间；  (5)办理睬议报批手续；  (6)签发会议通知；  (7)预备会议文件和材料；  (8)选择和布置会场；  (9)陈列座次；  (10)妥当支配后勤服务事宜；  (11)做好旧事发布工作；  (12)进行全面的会前检查。  案例1:  西北某公司依据市里关于加快招商引资的指示，预备召开一个大型的招商引资洽谈会，你做为此次会议的次要筹备人员，将如何确定此次会议的主题和会议议程。  (1)明确会议要讨论处理的问题、达到的目的；  (2)要有切实的依据并要结合本单位的实际状况，有明确的目的；要以市领导的指示为依据，依据本单位资金、人才、技术的实际状况，达到资源的优化配置；  (3)报请领导审批；  (4)确定会议议程要依据次要领导的状况，确定会议掌管人。  (5)依据会议的主题，确定发言人；  (6)围绕主题，确定争论题目和争论方式；  (7)依据目的，写好总结。  案例2:  某公司将进行一次上千人的总结表彰大会，会期半天，请问该公司的秘书应如何选择合适的会址。  (1)选择大小适中适中的会场，该次会议人数众多，需选择会谈、礼堂或体育场馆等场所；  (2)选择远近适当的会场，该次会议人数多、会期短，应首先考虑交通能否便利；  (3)选择环境适合的会场；  (4)选择设备齐全适用的会场。  案例3:  你所在的公司将与国外某企业进行商务会谈，总经理支配你担任此次会谈的预备工作，请你考虑此次会谈的性质并对会谈预备方案的内容进行模仿设置。  (1)此会谈属事务性会谈，涉及业务商谈。  (2)预备方案设置如下：  ① 自动通知会谈的时间、地点；  ② 了解对方抵达方式，提出接送方式；  ③ 预备会谈场所、物质材料、信息材料；  ④ 对客方的背景、习俗、禁忌、礼仪特征进行了解；  ⑤ 做好必要的文字材料工作预备。  好运 加油！专心体会！ 2.会议记录有哪些留意事项 一、会议记录格式 一般会议记录的格式包括两部分：一部分是会议的组织状况，要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、掌管人、记录人等。  另一部分是会议的内容，要求写明发言、决议、问题。这是会议记录的核心部分。  对于发言的内容，一是具体详细地记录，尽量记录原话，次要用于比较重要的会议和重要的发言。二是摘要性记录，只记录会议要点和中心内容，多用于一般性会议。  会议结束，记录完毕，要另起一行写散会二字，如中途休会，要写明休会字样。 例文一： 会议名称 会议时间 会议地点 记录人 出席与列席会议人员 缺席人员 会议掌管人 批阅 签字 次要议题 发言记录： 例文二： **公司办公会议记录 时间：一九**年*月*日*时 地点：公司办公楼五楼大会议室 出席人：*** *** *** *** *** …… 缺席人：*** *** *** …… 掌管人：公司总经理 记录人：办公室主任刘** 掌管人发言：（略） 与会者发言：*** ……………………………………………………………… *** ……………………………………………………………… 散会 掌管人：***（签名） 记录人：***（签名） （本会议记录共*页） 二、会议记录的基本要求 一、精确?????写明会议名称（要写全称），开会时间、地点，会议性质。  二、具体登记会议掌管人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或迟到人数及其姓名、职务，记录者姓名。假如是群众性大会，只需记参与的对象和总人数，以及出席会议的较重要的领导成员即可。  假如某些重要的会议，出席对象来自不同单位，应设置签名簿，请出席者签署姓名、单位、职务等。 三、忠实记录会议上的发言和有关动态。  会议发言的内容是记录的重点。其他会议动态，如发言中插话、笑声、掌声，临时中缀以及别的重要的会场状况等，也应予以记录。  记录发言可分摘要与全文两种。多数会议只需记录发言要点，即把发言者讲了哪几个问题，每一个问题的基本观点与次要现实、结论，对别人发言的态度等，作摘要式的记录，不必“有闻必录”。  某些特殊重要的会议或特殊重要人物的发言，需要登记全部内容。有录音机的，可先录音，会后再整理出全文；没有录音条件，应由速记人员担当记录；没有速记人员，可以多配