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文件和资料管理程序 第 PAGE \* Arabic 8 页第 PAGE \* Arabic 8 页 深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司 文件和资料管理程序 编制： 张竞 审核： 陈奥加 批准： 徐霞 2001年4月25日发布 2001年4月25日实施 深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司 文件编号 LRQP-03 版 次 A0 文件和资料管理程序 页 码 1/ 6 1 目的 保证在质量体系运行的各个部门使用文件的有效性。 2 范围 适用于本公司质量管理体系的质量手册、程序文件、工作文件、外来文件及资料。 3 定义 无 4 职责 4.1 总经理:负责质量方针、质量手册、程序文件和工作文件的审批； 4.2 管理者代表:负责组织质量体系文件的编写、修改、处理和质量手册、程序文件的审核； 4.3 各部门:负责相关工作文件的编写、修改； 4.4 文件管理员：负责文件的分发、标识、保管。 5 工作程序 5.1文件控制：受控文件封面或首页盖有“受控文件”章，没有的或虽然有但又加盖“作废”章的为非受控文件。文件应有文件编写人、审核人、批准人的签署。 5.2 审批和发布 5.2.1质量手册：由管理者代表编写并审核，总经理批准后发布。文件管理人员根据管理者代表提供的名单统一发放并作登记。 5.2.2程序文件：由各部门经理或管理者代表指定人员组织编写，文件管理员汇集整理后由管理者代表审核，总经理批准。文件管理员根据管理者代表提供的发放名单统一发放并作登记。 5.2.3工作文件：由各部门经理组织编写，总经理批准。要求文件有良好的可操作性，应明确由谁做，何时做，做什么以及如何做。由文件管理员统一编号，加盖“受控文件”章，根据使用部门提出的文件发放名单登记，下发各部门。 5.2.4 外来文件：对质量保证体系有效运行有重要作用的外来文件，由管理者代表组织评审后，经文件管理员登记、发放和管理。 深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司 文件编号 LRQP-03 版 次 A0 文件和资料管理程序 页 码 2/ 6 5.2.5文件和资料的保管 5.2.5.1文件和资料放在专用柜中，不得随便放置。 5.2.5.2档案资料必须放在干燥通风处，以防虫蛀、鼠咬、发霉和非人为损坏。 5.2.5.3如发现档案资料损坏或遗失，应立即向管理者代表报告，并追究管理员的责任。 5.2.5.4文件管理员应严守档案资料秘密，不得向外透露任何影响公司或个人的信息。 5.3文件的更改 5.3.1文件需要更改时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写《文件更改申请表》，说明更改原因，对重要的更改还应附有充分的证据。 5.3.2文件更改应由原审批人或其授权人进行。 5.3.3文件更改批准后，由文件管理员实施更改。文件更改时要注明更改标记和更改生效时间。 5.3.4如更改个别地方时，可在原文件上手写更改，在更改处加盖“文件更改”章并由文件管理员签名，注明时间。 5.3.5文件的换版与作废 5.3.5.1当文件需要大幅度个性或文件更改累计超过5次时，应进行文件换版。原版文件作废并加盖“作废”章，新版文件加盖“受控文件”章。 5.4收文保管 5.4.1各部门使用的文件由该部门经理指定专人管理本部门的受控文件，并将本部门的受控文件登记到《受控文件分类目录》中。 5.4.2借阅和保密：外来人员借阅质量手册和程序文件须经管理 者代表同意，借阅工作文件须经部门经理和管理者代表一起同意，并办理登记。 者 6 相关文件 6.1《文件编号方法》 深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司 文件编号 LRQP-03 版 次 A0 文件和资料管理程序 页 码 3/ 6 7 附件 7.1《受控文件分类目录》 7.2《文件更改申请表》 7.3《文件发放登记表》 中国最庞大的数据库下载 深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司 文件编号 LRQP-03 版 次 A0 文件和资料管理程序 页 码 4/ 6 文件更改申请表 文件名称 类 型 文件编号 版 次 申 请 人 时 间 申请更改理由： 文件原内容： 更改后内容： 审批意见： 审批人签名： 深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司 文件编号 LRQP-03 版 次 A0 文件和资料管理程序 页 码 5/ 6 受控文件分类目录 文件类型：□质量手