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文书档案的整理方法
文书档案的整理方法
一、概念
文书档案主要是指各单位从事社会管理活动中形成的具有
保存价值的文件材料,即法规性文件和行政性文件。法规性
文件是本单位制定和颁发的。具有法律性和强制性的文件。
行政性文件是本单位为贯彻执行法规、在日常政务活动中形
成的文件材料。目前我国党政军机关、部门使用和形成的文
件主要由:命令(令) 、指令、决议、决定、指示、布告、
公告、通知、通告、通报、报告、请示、批复、函、会议纪
要等。简单地说,就是各单位制发的 #8220; 红头文件
#8221; 和 #8220; 白头文件 #8221; (如总结、领导讲话、
情况汇报、合同、协议等等) 。
归档文件材料: 立档单位在其职能活动中形成的、 办理完毕、
应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
二、归档文件规范整理的基本要求和基本步骤
1、归档文件规范整理基本要求
归档文件规范整理是档案管理工作的核心和基础,是一项重
要的、承上启下的工作,整理工作的质量直接关系到档案的
保管和利用。归档文件的收集范围应按国家档案局第 8 号令
公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》
和经区档案局审批的 #8220; 三合一 #8221; 制度执行。整理
方法应符合《归档文件整理规则》 (DA/T 22 )和《湖北省归
档文件整理实施细则》 (鄂档[2001]45 号)的规定,在计算
机和专用档案管理软件辅助归档的前提下,遵循文件的形成
规律,保持文件之间的有关联系, 区分不同价值, 便于保管、
利用和移交进国家综合档案馆。文件归档工作应按照国家
#8220; 双轨制 #8221; 管理的业务要求, 将纸质归档文件与
电子归档文件同步规范整理。
2 、归档文件规范整理基本步骤
归档文件规范整理按《归档文件整理规则》 、《湖北省归档文
件整理实施细则》 的规定进行。 以#8220; 件 #8221; 为单位
进行规范整理。基本步骤为:收集、装订、分类、排列、编
号、编目、装盒等七个环节。
三、归档文件的整理方法
1、收集。即是对本单位应归档的文件材料的接收。如何确
保文件材料的收集齐全完整?概括为十句话:
一是处理完毕的文件材料要随时收;
二是经常用的文件,要履行借用手续定期收;
三是本单位发文,在盖章时当时收;
四是会议材料,要事先做好工作及时收;
五是内部形成的材料,要注意掌握线索有针对性地收;
六是常规性的文件材料,要逐项收;
七是在机构人员变动时,要提前收;
八是结合年终检查,集中收;
九是年末立卷需要全面收;
十是在立卷过程中,发现不全要反复收。
那么,是不是所有收集起来的材料都要归档呢?回答是否定
的。国家档案局 8 号令《机关文件材料归档范围和文书档案
保管期限规定》明确界定了机关应归档的文件材料和不应归
档的文件材料的范围。
机关应归档的文件材料:
(1 )上级文件材料。需要贯彻执行的政策法规性文件;代
上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和印件;文件中涉及
到本单位的文件材料等。
(2 )本机关的文件材料。这是重点,也更加符合 8 号令关
于收集的核心是 #8220; 以我为主 #8221; 的要求。包括各类
红头文件和白头文件等。主要是指反映本机关主要职能活动
和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具
有利用价值的文件材料;本机关工作活动中形成的在维护国
家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料等。
(3 )同级机关和非隶属机关的文件材料。主要包括虽不是
本单位主管业务但需要贯彻执行的法规文件;对本单位检查
的重要文件;重要的来往文件等
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