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文书处理中的公文传阅 文书处理中的公文传阅作者：杨惠玉 公文传阅就是 机关文秘部门或专职人员按照领导签署的传阅意见，及时将 来文送有关领导和科处室人员阅知。它是文书处理工作中的 比较重要的环节，是办公室文秘人员当好领导参谋助手的基 本功。笔者通过公文传阅的工作实践，对这项工作的性质、 意义、特点以及如何做好这项工作，有了一些粗浅的认识， 主要有如下几个方面： 一、公文传阅的不可替代性 随着办公现代化技术的普及和复印机的广泛使用，有人认为 可以在速度和数量上满足多位领导、多个部门阅文的需要， 因而在可以取代传统的公文传阅程序，这种看法是不妥的。 因为公文复制虽然满足了多位领导、多个部门同时阅文的需 要，但达不到公文传阅的实际效果； 一是公文传阅追求 流水 式批示效应，领导成员和有关部门依次阅文， 然后把批示 （意 见）内容集中起来才能形成民主决策；二是公文传阅是领导 之间交流认识、统一思想的过程，通过公文传阅互相通气， 交换看法，可以避免对一些问题产生歧义，有助于领导之间 取得共识； 三是通过公文传阅， 集领导亲笔签署意见于一纸， 可以实现公文处理过程的完整记录，形成准确的文书档案； 四是公文传阅与复制分送相比，慢中见快，所有阅文者的意 见在传阅过程中均跃然纸上， 可以提高办事效率， 避免失误、 遗忘和其它漏洞。 二、公文传阅的多样性 公文传阅 工作看似简单，其实是一项重要而复杂的工作。如果不采取 适当的传阅方式，就无法有效地控制文件的行踪和传阅速度， 造成积压、断线，乃至出现泄密、丢失文件的现象。公文传 阅有专传、回传、集中传阅方式。 （一）专传是指专人 将传阅文件送传给有关领导阅批的过程。这种传阅方式通常 用于特急件、绝密件或领导专门交代的文件。为确保在很短 的时间内阅毕，并杜绝泄密，文秘人员必须严格按照限定的 阅知范围，亲自将这种文件按指定时间迅速送达有关领导阅 批，坐候领导阅完签名、注明时间，再由送文人直送下一位 阅文领导， 直至传阅全程终结。 这种方式， 具有迅速、 准确、 保密、高效的优点， 但占用专送人员的时间多， 如运用过频， 将干扰领导人的正常工作，应从严掌握。 （二）回传即 后面阅批人的指示意见需向前面已经作过指示的领导通报， 是一个倒流的传阅过程。 这种传阅方式通常是领导 A 对一个 文件已作了批示， 要求传给领导 B 和领导 C 阅知， B 同意 A 的意见， 而 C 却批了同 A 相反的意见， 这时文秘人员应将 C 的意见回传给 A 和 B ，目的就是使他们的意见能够互通。而 且对于一些批交部门办理的文件，如果领导的意见不一致， 承办部门就会无所适从。还有一种情况是尽管几位阅批人的 意见基本一致，但后边阅批人对前边阅批人的意见回传给前 边作过批示的领导。处理这类传阅件时拿不准的应征求有关 领导同志的意见后再转。 （三）集中传阅是指因紧急程 度或密级所要求，一份公文需在极短的时间内由多人传阅， 而阅件人办公地分散、采用专传方式还不能达要求时，将阅 件人集中在一起传阅公文的方式。 公文传阅的各种方式在实际操作过程中并非各自孤立存在， 而是相互联系，有时是交叉使用的。文秘书人员在具体操作 时，要根据领导的要求和各自的工作习惯，