《审核实务技巧》课件.ppt

精选PPT 內部質量體系審核的目的是什麼? 使質量體系滿足質量標準或其他約定文件(如合同)的要求. 作為一種重要的管理手段及時發現質量管理中的問題,組織力量加以糾正或預防. 在第二方(顧客方)和第三方(質量體系認證機構)審核前,通過內部質量體系審核及時發現第一批問題,加以糾正,為順利通過第二、三方審核做好準備. 作為一種自我改進的機制,使質量體系持續不斷地保持其有效性,並能不斷改進不斷完善. 審核實務技巧 一.審核展開方法 為了明確瞭解受審核單位組織分工與質量體系的關係,審核展開時應參考如下文件: 公司組織職掌表 質量體系圖 分工矩陣表 二.審核計劃擬定 審核計劃功用是用來規劃及定義審核的項目,分工及時間分配,使審核作業系統化,故擬定審核計劃應考量如下之要領: 擬定原則 稽核範圍是否均已含蓋 是否具有獨立性 水平或垂直式稽核 三.審核方法 為了使審核過程能順利進行,又能有效的查驗具體證據,一般審核皆採用如下方法: 受稽核單位之規模 可用時間 分工均勻 專業技術考量 與相關人員面談(非僅主管而已) 審查文件 觀察作業方式及條件 請操作人員實做 量測及記錄 質量記錄查核(佐證資料) 四.面談技巧 1.為了引導受稽核人員正確說明作業現況,盡可能避免問“有沒有”及“是不是”的問題,而使用5W1H的問答技巧: *WHO?誰(誰會做) * WHEN?何時 * WHERE?在那裡 * WHAT?是什麼(怎麼辦) * WHY?為什麼 * HOW?如何 2.實例探討 問:貴單位有沒有文件總攬表? 答:YES OR NO (要避免) 問:貴單位文件總覽表保存在何處? 答:在二階文件夾內以便查閱. 上述回答可獲得如下資訊: 受稽核人“知道有” “知道放在那裡” “瞭解其功用” 3.範例: WHO 是誰負責審核…? WHEN 何時需要主管核准…? WHERE 那裡可以找到…? WHAT 檢驗後要填寫什麼記錄…? WHY 為何要…? HOW 如何操作…? SHOW ME 請拿出您的佐證資料來好嗎…? 五.文件審查要領 1.說明:稽核員應確認所查核之文件為正確者. * 文件的有效性 * 文件內容的適當性 2.文件的有效性: * 發行日期 * 文件編號 * 版 次 * 頁次 / 數 * 未核准的修改 * 批准日期 * 發行章 3.文件內容的適當性: * 文件給誰看 * 與現狀作業吻合否 * 符合質量手冊的原則 * 適當引用相關的文件,勿重複敘述 * 跨部門權責定義清楚 * 每個步驟前後是否連貫 六.查檢表之製作 1.查檢表之為了避免稽核員之稽核作業不一致,於事前要求稽核員準備著,其目的有: * 要求稽核員做事前的準備工作 * 欲查核事項之備忘錄 * 可增強稽核員的信心 * 簡化記錄方式 *可降低主管的判定 2.查檢表製作要領 * 應包含ISO 9000標準的要求 * 須熟讀文件的內容 * 凡作業之規定、審查權責、核准的權限及相關的記錄表單,均是重點. * 主辦部門及相關部門之查核事項均有 * 應作業的順序詳列於查檢表中 七.質量記錄查核要項 質量記錄是證明說、寫、做一致重要佐證資料,稽核一定要查核記錄,並把握如下要點: * 是否依規定編製索引及建檔 * 規定期限內資料是否均能取閱 * 整個檔案查核,拒絕單張記錄 * 有否應填而未填之欄位,尤其是判定、確認及核准欄 * 如為檢驗記錄應有判定結果及判定者 * 記錄數據是否合理,包括內容及時間