《公文文书电子》课件.ppt

精选PPT （一）档案部门的职责 档案部门要会同信息化工作部门和电子文件形成部门制定本单位电子文件的归档制度，确定本单位电子文件的归档范围、保管期限、归档要求、归档时间及方式等内容；要加强与信息化工作部门的沟通协调，使办公系统和业务系统具备符合档案管理要求的功能。 这是对档案部门提出的2点要求： 一是制定电子文件的归档制度， 二是加强与本单位信息化工作部门的沟通协调。 （二）信息化部门的职责 信息化工作部门要为确保电子文件的真实性、完整性、有效性及安全性提供必要的技术支持。 （三）电子文件形成部门的职责 电子文件形成部门要按照本单位档案部门的要求，做好本部门电子文件的形成、积累、鉴定及归档等工作。 五、电子文件的收集、积累和归档 参照国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定，将反映本单位主要职能，包括行政许可、行政执法、公共服务、城市管理以及“三定”规定中的其他职能所涉及的、具有保存和利用价值的文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据库文件等各种类型的电子文件纳入归档范围。 1、电子文件的归档范围参照国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定制定。 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号） 《北京市机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施细则》（以下简称实施细则）。（京档发〔2007〕11号） 2、电子文件的内容涵盖了本单位工作的 各个领域。 凡是反映本单位主要职能，包括行政 许可、行政执法、公共服务、城市管理以 及“三定”规定中的其他职能所涉及的、具 有保存和利用价值的电子文件均属归档范 围。 3、电子文件的形式是多种多样的。 电子文件的归档范围不等同于文书档案的 归档范围。各种门类和载体的档案都可能 会产生对应的电子文件。 电子文件包含了文本文件、图像文件、图 形文件、影像文件、声音文件、数据库文 件等各种类型。 （1）文本文件指用文字处理技术形成的文件， 例如用word、wps等软件形成的各种公文都是 文本文件。 （2）图像文件既包括纸质文件在数字化处理后 得到的扫描图像文件，也包括数码照片采集来 的图像文件。 （3）图形文件指用计算机辅助设计或绘图等设 备获得的电子文件，如使用CAD制图软件形成 的CAD图纸。 （4）影像文件指用多媒体设备获得的文件以及 用超媒体链接技术制作的文件。例如数码摄像 机拍摄的图像等。 （5）声音文件指用音频设备获得的声音文件。 例如数字录音设备录制的声音，如录音笔录制 的声音。 （6）数据库文件。这里的数据库指的不是对办 公系统或业务系统进行数据备份，为了电子数 据的恢复的数据库，而是指对业务系统中生成 的数据进行采集和保存的数据库。 在确定电子文件归档范围时，特别应注意以下类型电子文件的归档工作：（一）记录本单位核心业务和重要工作成果的数码照片、影像文件以及纸质文件扫描获得的图像文件；（二）本单位内部管理、政务信息资源共享建设以及综合统计工作中形成的数据库文件；（三）本单位公务活动中形成的具有保存和利用价值的电子邮件；（四）本单位办公系统、业务系统和各类数据库系统的管理软件以及其他确保电子文件可读取的专用软件；（五）与电子文件相对应的元数据和背景信息。 上述五点是需要特别注意归档的五种类型的电子文件 1、数码照片、影像文件和纸质文件扫描的图像 文件。 2、数据库文件。 3、电子邮件。 4、软件。 5、元数据和背景信息。 （二）电子文件的保管期限 依据国家档案局有关文件保管期限的规定，按照电子文件的保存和利用价值划分电子文件的保管期限。 文书档案的保管期限为：永久、定期 定期分为30年和10年 各区县、市级单位可根据实际情况，调整或细化定期30年以下的保管期限 机关文件材料不归档范围是： （一） 上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （二） 本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （三） 同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； （四） 下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄送或越级抄送的文件材料。 二、归档时间 办理完毕的公文一般应在第二年