计算机辅助档案资料管理.pptxVIP

5　计算机辅助档案资料管理;本 章 内 容;5.1 计算机在档案资料管理中的应用;（2）在线批处理阶段： 1973～1979年 　　这一时期计算机管理档案的主要特点是直接由主机进行联机在线批处理，其处理方式已比前一阶段灵活多变。由于软件上已开始采用多任务、多渠道程序运行方式，所以在联机批处理的同时，已可以做到初步的机读查询。但是，由于数据库技术的发展还很不成熟，检索查询的灵活性与快速性受到大大的限制。 ;（3）实时处理阶段：1980～1989年 　　这一时期计算机在档案管理中的应用特点是全面开花，硕果累累，计算机广泛应用于从查询到管理、从应用到分析等各个领域。例如入馆安全检查，馆藏库房的防火监控系统，库区的空气净化及温度、湿度、空气成分的计算机控制系统以及查阅指导、查阅人员的自动登记和分析统计等等。 　　总之，计算机技术渗透到了档案保管、利用和保护等各个方面。 ;（4）全息处理阶段：进入90年代以来 　　现在由档案查询不但完全可以做到全息查询——声、光、图、文并行查阅，而且全世界的任何人可以在任何地方通过计算机用互联网做授权允许的任何查询和传输各种信息。档案的录入、编目与存储也可做到全自动化处理。此外，还可以利用先进的计算机技术对档案的利用价值、各种综合分析与预测等方面进行智能化管理。 ;　　档案资料管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要表现在： 　　其一，用计算机编制档案检索工具。 　　其二，用计算机进行档案检索。 　　其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。 　　档案信息自动化系统是一项需要运用多学科知识、多专业配合、多部门协作和多环节配套的复杂系统工程。 ;　　（1）档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。 　　（2）在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。 　　（3）标准化、规范化工作有待提高。 ;　　（4）档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术的特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。 　　（5）档案信息管理人员的素质有待提高。 ;　　档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、价值性，用户才能获得更为完善的服务。 　　由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。 ;　　所谓档案信息电子化，就是以档案资料（纸质或机读形式的）为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其作用有： 　　（1）可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率。 　　（2）缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。 ;　　（3）档案信息电子化，可一次投入、多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面。 　　（4）档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送给领导及各个部门，就扩大了社会影响，拓宽了服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高。 　　（5）档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。 ;5.2 计算机档案资料管理的软件种类;　　（1）数据管理模块应具备对各类档案目录及原文信息进行管理的功能，主要包括数据库的建立、修改、删除，档案数据的输入、储存、修改、删除等内容。 　　（2）数据库管理系统的选择应充分考虑用户所需的数据容量；数据结构设计应符合检索优先的原则，能够以DBF文件格式或通过XML文档进行数据交换，并具备安全、合理、灵活等特性。 　　（3）数据项的设置应符合《档案著录规则》（DA/T18—1999）的规定。 ;　　（4）系统应提供键盘录入、文件扫描和直接接收电子文件等多种档案数据输入方式。 　　（5）各种不同类型的档案数据，其文件格式均应尽量采用XML文档和PTF、TXT格式；扫描图像数据采用JPEG、TIFF格式；视频数据采用MPEG、AVI格式；音频数据采用MP3、WAV等格式。;　　（1）整理编目模块应具备数据采集、类目设置、分类排序、数据校验、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能根据用户需要增设主题词（或关键词）及分类号的自动标引功能。 　　（2）整理编目模块应能满足下列主要要求： 　　①能为用户自行设置实体