新建物业小区档案资料的建立与管理.docxVIP

PAGE 1 PAGE 1 新建物业小区档案资料的建立与管理 新建物业小区档案资料的建立与管理  物业资料  1产权资料  (1)项目批准资料 (2)用地批准资料  (3)建筑许可证照  (4)拆迁安置资料 (5)房地产平面图  2技术资料  （1）竣工图--包括总平面图，建筑，结构，设备，附属工程及隐藏管线的全套竣工图 （2）地质勘查报告  （3）工程合同及开，竣工报告  （4）工程预决算 （5）施工图会审记录  （6）工程设计变通及技术核定单  （7）隐藏工程验收签证 （8）沉降观看记录  （9）竣工验收证明书  （10）刚才水泥等主要材料的质量保证书 （11）新材料，构配件的鉴定合格书  （12）水，电，采暖，卫生器具，电梯等设备的检验合格书  （13）砂浆，混凝土试块试压报告 （14）供水供暖的试压报告  （15）园林绿化图及其详情  （16）设备清单，安装高度记录，使用留意事项说明书，质保书和 保修单  （17）有关工程项目的其他重要技术打算和文件  3物业进行修理养护，及更新改造时的资料 业主档案  管理处负责建立业主档案，业主档案一户一袋；  业主档案的管理方法按公司档案室要求操作； 文档管理员负责业主档案的收集、整理、归档、利用；  业户服务部主管应在每月5日前把上月的有关业主资料、产权清单、租赁清单送管理处文档管理员签收；  管理处经理每季度检查一次业主档案工作，对发觉问题用书面通知整改； 业主档案内容：  入伙通知单；  入伙手续书； 业主使用公约；  装修责任书；  验房签收单； 入伙手续资料签收单；  产权清单；  租赁清单； 售房合同复印件；  权证复印件；  其他有关业主资料。 权籍管理  业户服务部主管要把握管理区域内入住业主的权属状况，负责业主资料的收集，并将业主相关的资料记录在管理手册中，管理手册要动态的反映业主产权的转移、使用权的变更状况；能正确反映业主权属转移、变更的时间和方式；  业户服务部主管负责编制产权清册、租赁清册，并输入计算机； 产权清册内容：  房屋类型；使用面积、建筑面积；土地分摊面积；使用状况；附设设施状况；车库使用状况。  租赁清册内容： 租赁户姓名；租赁时间；使用房屋地址；内部装修状况；其他。  业户服务部主管每月出一份产权清单、租赁清单，清单要系统正确反映目前实际状况；  管理处经理负责审核产权清单、租赁清单。每月一次抽查管理手册，对于抽查中发觉记录不规范或不准时登录权属变更状况，管理处经理应书面通知，进行整改。