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— PAGE \* Arabic 1 — 某电子公司文件与资料控制程序(doc 8页) 某电子公司文件与资料控制程序(doc 8页)   签名     5.3.1文件控制，指对质量管理体系文件的编写、评审、批准、发放、使用、更改、  再批准和标识、回收、作废等全过程活动的管理。  5.3.2本公司质量管理体系文件控制的主要内容如下：  文件发布前，应得到其适宜性和充分性的批准。质量管理手册与程序文件由管理者代表审核；由总经理负责批准；其他文件由公司部门主管审  核，管理者代表批准。  在文件实施中，由于各种原因发生变化时（例如公司的组织结构、产品范围、工作流程和适用法律法规发生变化时），应对文件原文进行评审，  确定是否需要更改。本公司的管理体系文件在每年最少评审一次（在管  理评审会议中进行），由管理者代表牵头，各职能部门对所管理的文件进  行评审。如果需要更改，应报公司相关的责任人对更改后的文件进行再  批准。  识别所有文件的修订状态。文件修订的方法分为划线式修改（在文件原文上划线修改，在旁边写好修订后的内容）换页和换版三种。修订由公  司文控中心统一组织，修改申请人填写《文件申请单》，经相关责任人审  核，管理者代表批准后，由文控中心对受控文件统一修改。  文件的版本用大写英文字母“A、B、C，……”表示；若文件只作小部分修改时，可填写《修订记录》作划线式修改或者换页修改（如果划线式  修改超过三分之一需要换版发布），发行时为0次（即：A/0版），第一次  修改为1次（即：A/1版），依此类推，当修改超过5次时，无论修改多  少，均要换版发布。  各部门所持有的文件要编制的《受控文件一览表》，即把所使用文件的最新有效版本文件（含外来文件，法律法规等）写入清单中  要确保在各使用场所都能得到适用文件的有效版本并标识，填写分发号（包括外来文件）。撤出过期、作废的文件，经管理者代表批准后销毁，  销毁文件清单存档，如需保留，需经管理者代表批准，并盖“作废文件”  印章或“保留文件”字样的标识。  受控文件均进行编号，并填写在《受控文件一览表》中。文件发放时，收文单位应在《文件分发表》中签名确认收到。  文件应保持清晰、可辨，易于识别。质量管理体系文件应单独存放，以保持受控状态。  受控文件为内部使用的有效版本文件，也是向认证机构报送的文件。受控文件再修改时应统一跟踪更改，不可遗漏。持有受控文件的员工在工  作调动或调离本公司时，应将文件交回本单位（部门）。非受控文件可用  于投标和向咨询单位报送。非受控文件不再跟踪修改。  收集与产品和服务有关的外来文件清单。凡不是本公司编制的使用文  件，均属外来文件，包括从书店购买的、上级发文、国家或地方政府、  协会发文等。应使用外来文件的最新有效版本文件，列入受控文件清单  中。适用的外来文件应编写分发号，以进行有效的受控管理。要控制外  来文件的发放（发放范围经管理者代表审批）。  5.3.3文件编号规则如下：  QH - XX - XXX  公司代码 - 类别代码–流水号  5.3.4表格编号规则如下：  QH - XX - XX - XXX  公司代码 - 类别代码–部门代码 - 流水号  A.文件类别代码为:  一级文件/质量手册: 代码为QM  二级文件/程序文件: 代码为QP  三级文件/规范文件: 代码为QW  四级文件/表单文件: 代码为QR  外来文件：代码为WL  图面技术资料代码为SQP  B.表格编号的部门代码区分：  业务部：MA 生产部：PR  品管部：QC 资材以及生管：PMC  人事（包括总务）：HR 管理者代表：MR  文控中心：DCC  C. 流水号为同类别文件发行的流水号从001到999。  若属外来文件应优先使用其原编号，无原编号的外来文件，按以上编号原则再编文  件编号。  5.3.4文控中心保留受控文件的正本,各部门使用受控文件的副本,为了区分，文控  中心应在正本文件的背面加盖“受控文件”印章, 在副本文件的正面加盖“受控  文件”印章,非受控文件加改“仅供参考”印章，所有的受控文件不可以随意复  制与外发。  5.3.5文控中心