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— PAGE \* Arabic 1 — 文件控制程序   1．目的：对文件的使用方式加以规范，进行协调统一的控制，使质量体系能正确有效地运作。  2．范围：厂质量体系运作中，管理、生产、质量、服务等方面有关的文件，均须依本程序规定管理，文件可以以文书或其他电子媒体方式呈现或储存。  3．权责：  3．1 各部门：文件变更申请以及负责本部门使用的作业指导书的审核，管理者代表审批。  3．2 文控：文件分发回收管理；质量文件正本的保管及所有技术文件归档保管，建立[文件归档一览表]；维持文件总览表。  3．3 总经理负责一级文件审批。  3．4 管理者代表负责二级、三级文件的审批。  4．定义：  4．1 文件架构：  本厂质量体系文件分为四级，其结构和文件类别如下：  4．1．1 一级文件质量手册  4．1．2 二级文件程序文件  4．1．3 三级文件作业指导书、操作规程、检验规范、技术工艺图纸等  4．1．4 四级文件表单、质量记录  4．1．5 外来文件标准、客户图纸、客户样品等  4．2 文件：规范工作要求（标准）或规范工作进行时的权责与步骤的文件。如质量手册、程序文件、作业指导书等内部文件，行业标准、客户图纸等外来文件。  4．3 记录：将工作执行的结果作好记录，这些记录供日后分析，存档备查或提供证明使用。  4．4 受控文件：文件变更时须通知文件持有部门更换，并于作废时自使用场所回收的文件。  4．5 非受控文件：仅提供信息作为参考，变更时不须更换，也无须回收的文件。  5．作业内容：  5．1 制定新文件：  5．1．1 文件书写格式：制定文件时，须以规定的格式编写。规定书写格式的目的，是为了控制文件内容的统一，避免遗漏。质量手册、程序文件的书写格式，依照[质量体系文件编写规定](C-BGS-001)书写。三级文件也可参照此规则书写。  5．1．2 决定分发部门与分发数量：文件发行前，由管理者代表确定分发部门及分发数量。由文控填写于《文件分发表》(F-)上，以便管理。  5．2新制定的文件，必须依以下规定进行审批：  5．2．1 一级文件由总经理审批。  5．2．2 二级、三级文件由管理者代表审批。  5．3 文件编号及版本控制：  文件编号与版本由文控依[质量体系文件编写规定]予以管理。  5．4 文件发行与回收：  5．4．1 文件发行权责：  一、二、三级文件由文控发行与回收；分发供应商文件由采购分发。  5．4．2 文件分发与回收控制：  5．4．2．1 为辨别文件最新版本状况，以防止过时或失效文件被使用，文控须按文件类别建立《文件总览表》（附件一），并在制定、变更文件时，更新为最新内容。  5．4．2．2 受控文件的分发与回收：  每一份文件均须在文件封面加盖红色“受控文件”章及受控号后分发，且使用单位必须在《文件分发表》（附件二）上签收。当文件修订、变更或作废时，由文控中心在文件分发表上签收过时无效的文件。  5．4．2．3 非受控文件的分发：  非受控制文件在申请批准后，在文件封面加盖蓝色“非受控文件”章后分发。非受控文件在文件变更时不予更换及回收。  5．4．3 过时文件的管理：  5．4．3．1 保存：过时文件若因特殊原因，如法律规定或供以后参考用而加以保存时，须由文控盖上蓝色“过时保留”章后留存。因文件更改及过时保留的文件须保存到下次文件更改。  5．4．3．2 作废：过时文件若不需加以保存时，由文控统一回收销毁。  5．4．4 文件补发申请：  当文件因破损、遗失或其他原因需申请补发时，须填写《文件补发申请单》（附件三），经管理者代表批准，交文控办理文件补发。  5．4．4．1 因破损或遗失的补发申请：  文控接到申请单后，须在回收破损文件后补发文件。遗失文件在备注栏内注明原发文号。  5．4．4．2 数量不足的补发申请：  文控接到申请后，将其记录在文件分发表内，并盖上红色“受控文件”章后分发文件。  5．4．4．3 非受控文件的申请：  文控接到申请单后，复印需求数量并盖上“非受控文件”章后分发，非受控制文件在文件变更时不予更换及回收。  5．5 修订、变更文件：  5．5．1 提议变更文件：当现行的发行文件有内容变更需求时，由提议人填写《文件变更申请通知单》，提出变更理由