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商务流程与管理制度 商务部工作流程与管理制度一、总那么为了更好的对公司商务行为进展管理，进步销售工作的效率，特制定本流程与制度。全部的商务相关人员均应以本流程与制度为根据开展工作。公司成立特地的商务部门负责公司订货，售货的相关商务工作，由财务部进展监视。一、商务部员工职责1、遵守公司制度2、对公司所代理产品销售的商务流程和执行及完成状况负责。3、对回款的完成状况负责。5、负责制定年度工作方案、月度工作方案、周工作方案、日工作方案，并负责监视方案的执行及完成状况。如在详细执行过程中遇特别状况需变更方案的应准时向公司主管领导提出建议。6、对本部门工作严格负责，准时处理工作中出现的任何问题，协调与各部门的工作关系，对重大问题准时向公司主管领导汇报。二、商务部工作流程1、商务会谈与签订合同的流程1〕公司销售人员在给客户报价或投标后，依据实际状况可进展商务会谈2〕销售人员在与客户商务会谈的过程中与商务部门报价产生差异的应准时向商务部经理通报相关状况〔重大合同需向公司领导请示〕4〕商务部将全部问题均确认前方可签订销售合同5〕正式《销售合同》签订后于当日保管存档6〕对于因客户缘由无法签订正式《销售合同》或客户电话/传真通知订货的必需向公司领导请示确认前方可执行4、发货流程1〕商务部依据《销售合同》填写〈设备选购单〉2〕由财务部审核《销售合同》及〈设备选购单〉3〕商务部根据设备选购单向厂家订货4〕监视厂家将设备发送到指定地点指定人员手中5〕与客户联络确认收货并请其签署《设备签收单》等手续；6〕将客户签字的《设备签收单》等交公司存档5、开票流程1〕填写开票申请单2〕财务部审核开票3〕交客户发票并确认6、回款流程1〕商务部根据合同流程催款2〕和财务部确认回款状况3〕反应给客户7、售后效劳流程1〕接客户售后效劳申请，由工程商确认2〕技术部沟通3〕确认故障后有工程商寄至厂家返修4〕返修后取回，寄到行内或工程商处5〕确认返修效果8、退货〔换货〕流程1〕客户提出申请2〕核对欲退货〔换货〕产品的品名、规格、数量3〕协作厂家技术部鉴定退货〔换货〕产品的真伪4〕由销售分部将核实无误后的《退货详单》即红字的〔需货申请单〕报公司领导审核5〕与厂家办理退货〔换货〕手续三、管理制度1、对所辖区域内全部经销商的经营状况、终端用户状况、进展收集和记录2、不能私自收取经销商货款，必需款项汇回公司账户3、不得擅自承受超越常规的条款与价格应事先征得公司的同意，并负责人指导会谈的过程5、对于任何客户提出的特别费用要求必需在征得公司相关领导的同意的状况下方可承诺7、正式《销售合同》形成后，假设无正值理由销售内勤应在一个工作日内协调厂家发货9对用户的收货凭证或发货凭证要妥当保存，不得遗失。对送给用户的发票及取回的支票、汇票要登记鉴收。与用户的全部往来合同、账目、清单均应分类整理交由公司保存，商务人员不得私自保管。11、应每日向财务部理解回款状况，准时处理回款过程中发觉的问题，杜绝错帐、坏帐的发生12、对于收到的支票、承兑汇票、银行汇票销售内勤要在当日将相关票据交财务部签收13、应在每年的6月底和12月底与客户核对往来账目，并将结果报告销售部经理，并通报公司财务部14、对于不能解决的现场售后效劳问题，应准时向公司主管领导汇报，由公司主管领导申请协调解决15、销售内勤每月3日前，将本部门上一月的全部《销售合同》原件编号整理成册16、销售部必需按公司要求准时精确上报以下各种报表1〕选购销售状况周统计表2〕选购销售状况月统计表3〕《目的客户根本信息状况统计表》四、财务部监视内容1、对商务部工作进展监视；2、对合同和资金动向进展审查，监视；3、核对每周和每月商务部的选购和销售状况五、合同及档案管理部门职责1、按时检查合同的执行状况2、对合同和相关文档进展备档3、每个工程的执行状况和总结准时与财务进展沟通核对；