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合同协议书原件管理规定精编 合同协议书原件管理规定精编Document number：WTT-LKK-GBB-08921-EIGG-22986合同管理规定为标准合同文本原件的管理工作，确保合同档案的完好、平安和有效利用，特制定本管理规定。一、本规定所指的合同原件指：各类合同原件，合同不包括员工劳动合同。二、合同原件管理原那么1、由法务部指定专人负责合同原件的存档工作，以确保合同档案的完好、完全和用法的严格性。2、存档的合同原件需装盒存放在文件柜里，文件柜钥匙由合同管理人员保管。3、合同管理人员接收合同原件进展存档前，应进展相应的核实工作。核实合同是否有缺页、漏页，漏盖章等。4、合同管理人员每年至少对存档的合同原件进展一次的核查，核查实际存档的合同原件与台账是否全都。5、合同原件存档条件必需防火、防潮以确保合同文档的平安。三、合同存档范围1、合同原件〔包括附件〕。2、合同经办人、部门负责人签字的《合同审批表》。3、合同订立与履行过程中全部的书面材料。四、合同原件管理方法1、合同分类合同文档以签署日期年月份进展分类。2、合同编号合同由法务部合同管理人统一编号。合同编号原那么合同编号总长度为12位，第1-3位代码统一为HSL；第4-9位表示合同签订的年份、月份，比方：2016年3月签订的合同用“201603〞表示；第10-12位为合同流水号，例：2017年02月份签订的合同，合同编号：HSL201702-013.3、合同台账合同管理人员应建立合同原件存档管理台帐，在每次接收到合同原件后应准时在台账中录入，便于后期合同文档的查询。〔《存档合同台账》请见附件一〕合同管理人员要对未准时上交存档的合同，准时催缴。4、合同原件移交对方公司已盖章的合同移交经办人在合同用印完毕后，挺直交给法务部合同管理人存档。我司先行盖章的合同移交我司用印后，对方公司需在一个月内盖章后，由经办人将合同原件移交法务部合同管理人存档。移交合同原件时，双方当面点清并在《存档合同移交登记表》上登记。〔《存档合同移交登记表》请见附件二〕五、合同原件、合同复印件、合同扫描件的借阅1、借阅存档合同因工作需要借阅存档合同，应由借阅人本人填写《档案公章申请单》发起借阅申请，部门负责人审批通过后，方可借阅。2、借阅的合同原件原那么上不许带出公司，如有必要带出公司的，必需法务部负责人签字同意前方可带出，用法完毕后必需完好归还。3、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以惩罚。4、因私自带出或其他不当用法行为造成合同信息泄露的，借阅人将担当全部责任。六、其他本管理规定自2017年4月1日开头施行。法务部附件一：《存档合同台账》附件二：《存档合同移交登记表》附件三：《档案借阅单》