公司文件管理控制程序-模板.docxVIP

— PAGE \* Arabic 1 — 公司文件管理控制程序-模板   修订历史    一.目的  加强文件和资料的管理控制工作，为使各部门持有并执行相关文件的有效版本，对文件系统进行控制包括文件的格式，编号规则，文件编制、审核、会签、批准，文件下发、更改作废等实施有效的管控，确保文件的充分性、适宜性。  二.适用范围  xxx有限公司各类文件的管控  三.用语定义  3.1文件：信息及其承载媒介，包括：表格、规范、程序文件、作业指导书、图样、报告、标准等。  3.2 一级文件：体系管理手册，包括质量管理/环境管理手册，信息安全管理手册。  3.3 二级文件：即程序文件，是一种管理性文件，主要描述职能间的分工及工作程序的规定，侧重管理，包括：职责、输入、输出、管控方法。  3.4 三级文件：即部门文件，是一种操作性或执行性文件，是为完成某项活动具体如何操作实施、记录的详细描述，包括：与程序文件接口文件、二级文件的支持性文件、作业文件、作业指导书、操作规程/规范、操作手册、指南、法律法规，也可以是书面描述、流程图、图表、模型、图样中的技术解释、规范、手册、图片、录像、检查清单，或这些方式的组合。  3.5 四级文件：用于记录管理体系所要求的数据或信息的文件，当表格中填写了数据或信息，表格就变成了记录。  3.6 外来文件：外来文件分两大类：一是集团内其他单位发布的文件，例如：技术标准、图纸；另一类是从集团外部接收到的文件，可包括顾客的图样、规范、法律和法规要求、标准、规章和维护手册、技术标准、图纸。  a)与公司产品相关的法律法规，如：国际/国家/地方法律法规，国际/国家/地方强制性或推荐性标准；  b)与公司产品相关的国际/国家/行业、其它企业标准等，如：技术标准、产品标准等；  c)顾客提供的与产品相关的技术/质量管理等标准及接收准则，如：图纸、技术规范等；  d)适用的杂志、图书、工具书等。  3.7电子文件：是指公司在处理公务过程中，通过计算机等电子信息设备形成、办理、传输和存储的文字、图标、图像、音像、视频等不同形式的信息记录。  3.8文件受控  受控体现在文件的编审批、标识、存档、分发、更改、处置，在这几个方面都得到了控制，目的是控制使用文件唯一有效版本。   3.9文件分发状态  受控发放：当底稿存档文件发生变更时,已外发文件必须随之变更，随时可收回，做版本或内容修改；非受控发放：当底稿存档文件发生变更时,已外发的文件无需随之变更，即发出的文件不需要控制，例如：上报给政府的文件、用于对外宣传或交流的文件等。  四参考文件  无  五职责分工  5.1.最高管理者  负责一级文件手册的批准  5.2.管理代表  负责一级文件手册的审核以及二级文件的批准  5.3 质量管理部  a）质量管理部是文件的归口管理部门，负责组织公司手册和部分程序文件的编制、评审、批准、  发布、宣贯、修订，负责体系文件的受控，并监督各部门二三级文件记录的受控管理，以确保各有  关场所使用文件的有效性。  b）负责给文件制定部门提供有关的质量管理环境等体系方面的咨询支持  5.4 各部门  a）各部门设立专人专职或兼职负责本部门二级和三级文件（部门文件）的编制、评审、批准、发布、宣贯、修订；负责本部门业务相关外来文件的接收并下发给对应的部门；负责受控各自的相关  文件，以确保各有关场所使用文件的有效性；  b）各部门负责人负有三四级文件审核、审批等工作；  c）开发部：负责注册证、产品注册技术要求（注册标准）、工艺卡片、出厂检验标准、技术通知  单等相关技术文件的编制、评审、批准、发布、宣贯、下发、回收处置等工作  c）检验部门：负责检验流程图、检验指导书等相关的编制、评审、批准、发布、宣贯、修订、下发、回收处置等工作；  d）设备部门：负责设备操作规程、维护保养标准等的编制、评审、批准、发布、宣贯、修订、下发、回收处置等工作；  e）工艺部门：负责工艺流程图、工艺操作指导书等的编制、评审、批准、发布、宣贯、修订、下发、回收处置等工作。  f）科技平台：负责软件开发数据库、测试用例、安装手册、运行报告、配置审计等的编制、评审、批准、发布、修订、下发、回收处置等工作。   g  ）公司其他相关流程部门负责自己部门相关文件的