行政总务的岗位说明书.docVIP

精品资料/word可编辑 精品资料/word可编辑 PAGE / NUMPAGES 精品资料/word可编辑 行政部门的岗位说明书 部 门 行政部 岗 位 经理 类别、级别 ★ Ⅲ ?直接上级：人力资源总监 ? 职务概况：负责制订、监督实施各项行政管理制度；负责按年度预算进行办公用品、办公设备的采购管理及发放管理；严格控制行政开支；及时处理好日常行政事务；保证基本设施的正常运行，为公司其他部门做好辅助工作。 ? 岗位职责： 1、负责制订公司的各项行政管理制度，使公司的管理工作规范化。 2、负责公司各项制度的执行与监督。 3、配合公司各部门发文，并按ISO9001的要求进行文件的统一管理。 4、制定合同的标准文本，对所有往来合同进行规范管理。 5、负责车辆调度、保养的管理，使车辆能够安全、高效地利用。 6、负责办公用品的采购、发放管理。 7、各部门所需的基本办公设施的采购、发放、维护、保养。 8、根据年度预算，严格控制行政开支。 9、负责组织财务部与本部门相关人员每月对办公用品及办公设备进行例行盘点。 10、负责办公区域的管理。 11、负责日常行为的管理，并进行相应的奖罚。 12、负责公司日常的事务接待。 一三、负责公司一些突发事件的处理。 14、对本部门员工进行业绩考评，并将考评结果及时反馈给员工，帮助员工更好地工作。 一五、每周一提交上周工作总结和本周工作计划。 ? ? ? ? 工作关系：公司各部门，外部有关单位。 ? 直接下属：行政秘书、行政助理、内务、前台文员、驾驶员。 部 门 行政部 岗 位 总经理秘书 类别、级别 ★ Ⅴ ?直接上级：行政部经理 ? 职务概况：负责文件的汇签、收发管理；对公司级会议进行记录，并整理成文；处理总经理日常行政事务、会议、接待、活动、报销单整理等工作；负责总经理和各部门总监的联络工作；整理总经理的文件；完成部门经理布置的各项工作。 ? 岗位职责： 1、协助总经理处理公司公文、行政事务。 2、执行总经理交办的各事项。 3、了解文件管理制度、日常文件的收发程序。 4、拟定文件的借阅权限及借阅规定，并严格按规定借阅。 5、负责文件的汇签、收发、管理工作。 6、做好公司级会议的记录、并整理成文。 7、严格执行保密制度，做好各项保密工作。 8、总经理活动、接待方面的安排、报销单的整理、来访的接待。 9、有关文稿的撰写及审批。 10、公司会议、报告的安排。 11、公司所有资料的存档。 12、每周一提交上周工作总结和本周工作计划。 ? ? ? ? ? ? ? ? ? 工作关系：与各部门联系密切。 ? 直接下属：无 部 门 行政部 岗 位 行政助理 类别、级别 ★ Ⅳ ?直接上级：行政部经理 ? 职务概况：制定和完善公司的行政管理制度，使公司的管理更加规范、合理；合理安排车辆调度；员工日常行为的督导；办公区域的管理；日常行政事务的管理。 ? 岗位职责： 1、? 拟制行政管理制度，并对各部门执行情况进行监督、检查。 2、有效合理的安排公司员工用车，以提高员工的工作效率。 3、负责员工午餐的安排及协调工作。 4、按管理规定和作业流程及时完成公司人员的名片印制。 5、新进员工办公桌位的安排。 6、负责办公区域的管理。 7、员工日常行为规范的管理，并进行相应的奖罚。 8、配合行政部经理做好年度行政预算工作。 9、负责公司通讯费用的审查与管理工作。 10、负责会议室与活动中心的管理工作。 11、负责为客户和公司活动准备场地。 12、根据公司年度行政预算及库存情况进行办公用品、办公设备的采购，超出预算的支出需经部门经 理、财务部总监批准后方可采购。 一三、严格按照采购管理制度进行采购，要货比三家（至少三家），进行询价、比价、议价。 14、每周一提交上周工作总结和本周工作计划。? 工作关系：各相关部门? 直接下属：无 ? 部 门 行政部 岗 位 行政助理（总务） 类别、级别 ★ Ⅴ ?直接上级：行政部经理? 职务概况：负责办公用品、办公设备的管理与发放；负责公司内部办公设备、物品的维修及保养；办公环境的保洁；公司财产的安全。? 岗位职责： 1、公司所购物品的管理。办理好入库、出库手续，做到先进先出。 2、个人办公用品、设备的领用或借用管理，员工离职时个人领用物品的回收，并严格控制支出。 ● 对个人使用的物品要建卡立帐，一人一卡。个人