现代秘书实务之会议管理工作.pptx

现代秘书实务 秘书实务篇;第四章 会议管理工作;第四章 会议管理工作;第四章 会议管理工作;第四章 会议管理工作;第四章 会议管理工作;第四章 会议管理工作;第四章 会议管理工作;五、会议的意义 1．会议是一个集思广益的渠道 ;2．显示一个组织或一个部门的存在; 六、会议的目的;;（一）制定会议方案的一般原则 减少会议次数原则 严守时间原则 会议通知的明确性原则 缺席迟到的事前联络原则 效率性原则 ;（二）会议筹备方案的内容 确定会议的主题与议题 确定会议的名称 确定会议的议程 确定会议的时间和日期 确定会议所需设备和工具 ;确定会议与会代表的组成 确定会议文件的范围，做好文件的印制和发放工作 确定会议经费预算 确定会议住宿和餐饮安排 确定会议的筹备机构 ;（三）会议筹备方案的作用 确保会议的周密安排 确保会议服务质量和沟通协调到位 确保领导的意图得以贯彻执行 ;（四）电话会议及视频会议的知识 1、电话会议 是利用程控电话的“会议电话”功能召集不同地点的人员举行会议。 适用于规模不大、办公地点集中的企业 2、视频会议 利用通信网络传递图像文字和声音信号的一种现代化会议方式。 布置重要工作、宣布重大决定、商量紧急措施等;（五）会务机构分工的要求 1、根据会议的规模和类型组织人员队伍。 2、会务机构要分工明确、责任到人。 3、加强协调，定期沟通。;可信公司技术训练专题研讨会筹备方案;第四章 会议管理工作;1．主题 会议主题是会议讨论的中心议题，例如“双代会”的主题是选出新一届学生会和团委会的干部。 2. 议题 会议议题是会议讨论的内容，这个内容可以是若干项的，如“双代会”召开的议程中包括的内容。;1．确定会议的时间 2．会议议程与会议日程 会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来 会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排 ;安排会议议程和日程要注意的问题 1）要把握会议目的，即了解会议召开的原因 2）先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议，根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参加会议 3）例会原则上定时召开，且时间不宜过长。 4）如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。;大中型会议的议程一般安排： ·开幕式、上司和来宾致辞 ·上司做报告 ·分组讨论 ·大会发言 ·参观或其他活动； ·会议总结，宣读决议； ·闭幕式。 ;会议议程示例 英豪公司销售团队会议议程 公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。 一、宣布议程。 二、说明有关人员缺席情况。 三、宣读并通过上次会议的记录。 四、东部地区销售活动的总结。 五、销售一部关于团队沟通问题的发言。 六、公司销售人员的招聘和重组。 七、销售二部经理的人选。 八、下季度销售目标。 ;会议日程表示例：;会场位置必须让上司和与会者方便前往 会场的大小应与会议规模相符 场地要有良好的设备配置 场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区 选择会议地点应考虑有无停车场所 场地租借的费用必须合理 ;（四）正确确定会人员范围 （五）准备会议文件资料 为上司撰写会议文稿 为上司准备材料 组织好发言人的文稿 准备资料袋 ;（六）发送会议通知 1、会议通知的作用 周知作用 提醒作用 凭证作用 ;第四章 会议管理工作;第四章 会议管理工作;第四章 会议管理工作;会议通知示例 ;（七）布置会场 1．会场的整体格局 面门为上 居中为上 以远为上 前排为上 ;2．主席台座次的安排 前排高于后排 中央高于两侧 国内政务会议左高右低 国际会议右高左低 主持人：居中设座 自由择座 发言人：就座位置发言 国内会议主席团前面中间位置 国际会议前排右前方发言 ;第四章 会议管理工作;3．会场的整体布局类型 大中型：方形 半圆形 小 型：圆形 大小方形 环形 回字形 马蹄形 等;会场类型;会场类型;会场布置的各种必要设施 横幅：一般悬挂于来宾入口、酒店大堂或是会议主席台上方，以作欢迎和明示主题之用.;2. 指示牌：指示标志对于来宾们迅速地找到会场位置非常重要，往往周到的细节安排也会使与会者更能体会到服务的周到，指示牌也要注意统一整个会议的标识；;3. 桌牌