事务书信的格式和写作要求.pdfVIP

1. 事务书信的格式 事务书信通常由下面七部分组成：信头、收信人名称地址、称呼、正文、结尾套 语、签字及其他。另外，有的事务书信还有下列项目：投递说明、收件人或注意事项、事 由、备查、抄送说明。 2. 事务书信的写作要求 信头： 信头位于信纸的中上方，印有包括公司名称、地址、电话号码、传真号、电报挂 号，以及公司负责人的姓名等。信头的设计要美观、简洁。 如临时打印信头，则寄信人的名称和地址，应打在信纸的右上角，位于日期上 面。正式函件只在第一页信纸印上或打上信头，其他续页可用空白信纸，只需写上页码、 收信人名称及日期即可。 日期： 事务书信的日期不可漏写。日期应打在信头下四至六行的右方，或在寄信人地址 的下方。月份最好不要使用略字，也不可用数字来代表，必须完整地写出来。有两种写 法：英式为 19 （th ）april ，1995；美式 april 19 ， 1995。英式写法日在先，月在后，而 美式则相反。如全部使用数字表示日期，容易引起误解，应避免使用。 收信人名称及地址： 信内名称地址仍应重写一次，并与信封上的收信人名称地址一样。通常打在信纸 的左边，低于日期二三行，也有打在信末端左边，在签名下约二至四行处。 收信人的单位名称如何排列，应严格按收信人所定的方式，出于礼貌和准确性， 切勿擅自更改。 敬语的用法及略写也有一定习惯。比如， mr. （mister ）冠于男子姓氏前。 messrs. （messiears ）是英语 mr. 的复数，相当于 gentlemen ，不含人名而冠以定冠词 the 的公司名称，均不用 messrs. 在英国，如公司行号 含人名时，多用 messrs. 。例如： messrs. lake kane ＆ co. ， ltd ；mrs. 为已婚女子，则 在后面写其夫姓， mrs. judd ；miss 为未婚女子，其复数为 misses ；dr. （doctor ）冠于博 士姓名前； rev （reverend ）用于神职人员姓名前，可加定冠词 the 。另外还有某地长、内 阁部长、议员、大使、法官姓名前用 hon. ，总统、总经理、会长、大学校长的姓名前用 pres ，教授姓名前用 prof. 信内地址写法，英美格式差别较大。美式写法：门牌号前没有 no. 字样，后面也 没有逗点。而英式写法则相反。如： mr. clark cooper ，queen victoria street london ， england 注：指伦敦东区 2 。 称谓： 事务书信中的称谓应是礼貌称呼。公文中常用较正式的礼貌称呼： sirs 。公司行 号等商业书信多用 dear sirs ，英国人在其后还要加上逗号；美国人多数用 gentleman 称 呼公司行号，但仅限于复数，在其后用冒号， gentleman 和 dear gentleman 根本不用。当 收信人只有职称而无姓名时，不能单独用单数 sir ，而要在 sir 前面加上 dear ，即 dear sir 。也可写上姓，如“ dear sir lewe s ：”。 正文： 正文就是信的内容、主体。正文在称谓下两行开始，顶端书写（不像中文信要空 两格）；段落之间空双行。正文的文字不要太长，尤其是头尾两段，一定要简短一些。正 文在打字时，普通纸占用信纸的四分之三位置，两边及信纸上方要留有适当的边缘，下方 的空白要更大。左边边缘垂直整齐，右边则尽可能整齐。 结尾套语： 结尾套语相当于中文书信信末的“××敬上”等词。通常紧贴信文最后一行下一 二行书写，并加逗号。较常见的有：