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公司制度文件格式的规定 公司标准行文规定一、目的为标准公司文件编制、确保公文处理的标准化，特制定本规定。二、范围本规定适用于公司对内、对外公文的管理。三、职责1、公司行政人力资源部负责公司公文归口的管理部门，为内部行业的统一编号及内外公文的统一归档；2、各部门领导负责本部门的公文拟稿；3、各部门主管领导负责对本部门对内、对外行文的审核；4、总经理负责公司对内、对外行文的签批。四、发文分类公司内部发文为各项规章制度、公务文书、事务性文件。各项规章制度：公司在管理中按照执行的各项制度〔规定/方法/准那么/政策/措施〕等；公务文书：请示〔申请〕、报告、通知、通报、通告、决议、打算、函、会议纪要等；事务性文件：说明、各类统计报表等。公司外部文件为接到的信函、公文、传真等。1、规定/方法/准那么/政策/措施：对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为标准、规章制度；2、请示〔申请〕：用于下级向上级或政府部门恳求批示、批准、批复的事项；3、报告：向上级汇报工作、反映状况、提出看法或建议，答复上级的询问；4、通知：传达公司指示、要求，告知各部门办理中需要的事情；5、通报：公司认定的，表彰先进、好人好事、或批判错误、或传达状况；6、通告：公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项；7、决议：经过会议争论通过，要求贯彻执行的事项；8、打算：对重要事项或重大行动做出支配，对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等；9、函：于对外沟通，用于对外沟通、和外部业务单位互相商洽，联络工作的，或称公函〔可不受行文规定拟定〕；10、会议纪要：用于各类会议的记录、整理与总结；11、说明、表格：用于日常事务工作，由撰写部门领导打算是否受行文进展制定；五、发文格式1、公司统一文字排版上下边距为2.2cm，左右边距为2.0cm，表格排版上下左右边距为2cm；2、文字版头标题为二号、宋体加黑、居中，正文为小四、宋体；表格版标题为二号、宋体加黑，表内文字为五号、宋体；3、文字行距1.5倍行距；段落设置一般为首行缩进2个字符；4、文本中全部的符号、数字、英文均选用Times New Roman体；5、页眉页脚：对内行文页眉靠左“云南超彦汽车贸易有限公司〞靠右“XXX管理文件CY-XX-001(编号格式见本规定附录)〞；页脚格式均为“第X页，共X页〞，页眉、页脚均用法宋体小五号字，不加粗、带格式线；对外行文页眉靠右“云南超彦汽车贸易有限公司〞；页脚同对内行文；6、落款为4号、宋体、加黑，发文单位写在公文下面偏右，写全称；发文日期在发文单位下面对右错开，写全年月日，日期为发文公布日为准；7、发文中有附件，应在正文后、落款前，注明附件数及附件名称；六、行文要素要求1、标准发文即为红头文件的形式，除第五条的各项外，包括发文部门、隐秘等级、紧急程度、发文字号、签发人、主送部门、抄送部门、主题词。其中：●文件按密级分为一般文件、密件、机密文件、极机密文件与肯定文件共五级，具体划分〔详见附件3〕；●涉及公司保密的文件应当标明密级，其中密件、机密文件、极机密文件与肯定文件还应当标明份数、序号。对于公司保密文件的执行属于保密协议中的一项要求，公司人员严格遵守保密协议中提及的各项；●文件按紧急程度分为：“急件〞、“一般〞；急件需马上办理；一般文件可依据岗位工作进展调整办理时间；●发文字号以公司关键字缩写、年份、发文序号组合在一起：超彦[20XX]XX号〔字体：宋体；字号：5号，其他符号：用Times New Roman体，5号〕各部门发布公文时，应向行政人力资源部申请文件编号；2、主送、抄送部门，属上级的列入主送，平级或下级列入抄送；3、全部发布文件，除封皮隐藏页码外，其他页数一律设置页码，页码设置在每页的右侧。七、发文管理1、发文根据编制→审核→批准→发放→学习与执行→作废的程序进展管理。↓保管2、文件编制、审核、批准流程：制度→所属部门领导编写→主管领导审核→总经理批准→行政人事部发布；通知、通报、通告、决议、打算→行政人力资源部编制→主管领导审批→行政人事部发放；会议纪要→会议纪要员编制→会议主持人批准→行政人事部留存。3、公司内部行文，各项规章制度归属于领导批复分别属密件、机密文件、极机密文件与肯定文件范围；相对于通知、通报、通告、决议、打算等无须全员查阅但当下一段时间内比拟重要的，应以红头文件的形式；4、对于公司出台的各项制度、通知、打算等，公司行政人事部对生效公文〔加盖公章〕进展签字留存；5、公文作废时，需向总经理进展申报请示，获批后，进展统一整理销毁。八、其他留意事项1、所拟稿件的密级等级，应先通报总经理进展初步定级；2、公文在争论期间需要打印时，均应先用法