公司档案室管理制度.pdfVIP

公司档案管理制度 一、总则 1、为了规范公司档案管理，特制定本制度。 2、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。 3、本制度最终解释权归公司总经办，总经办负责本制度的修订完善。 二、档案管理机构的设置及基本要求 （一）档案划分及管理部门 1、档案是指本公司过去和现在，在从事生产经营、安全管理、企业文化等活动 中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。 2、公司设立档案室，隶属于办公室，并设置档案管理员，负责档案资料的归档 督促和日常管理工作。 公司制定明确的档案管理员岗位职责， 档案管理员必须严 格履行职责。 3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标 准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。 （二） 各部门资料管理 1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员， 制定明确的资料管理员岗位职责， 规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。 2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管 理。 3、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。 三 、档案分类 （一）档案质量 1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封 面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。 2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。 3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分 不同的价值，便于保管和利用。 4 、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内 容拟定标题。 5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。 （二）立档 1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前， 定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。 2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷； 跨年度会议文件放在会议开幕年立卷； 跨年度的规划放在第一年立卷； 跨年度总 结放在最后一年立卷。 3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部 制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。 （三）分类 1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性 质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类 目、合同类目等）。 2、公司档案大致分为以下几类： （1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等； （2）文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件； （3）制度类：管理制度汇编； （4）合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。 （5）计划总结类：分年度计划及总结等； （6）会议纪要类：办公例会纪要等 （五）档案编号 1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级 名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定， 不宜任意修改， 如确有修改必要， 应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》 条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。 四、归档及保存年限 （一）归档的文件资料， 应按自然形成， 保持历史联系的原则和归档要求特征及 文件内容进行归档， 在一个卷内要按问题或者文件形成的时间， 系统的排列并填 写《卷内目录》。 （二）归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订， 保存期限分为定期和 永久。定期按文件材料的保持价值分为 30 年， 10 年。 1、永久保存： （1）董事会及股东会议记录 （2）名册（包括股东名册、职工名册、党员名册等） （3）组织规程及办事细则 （4）财务报表、安全事故报表 （5）不动产所有权及其他债权凭证 （6）工程设计图 （7）公司规章制度 （8）人事类文件（包括人事任免、奖惩、退休等） （9）公司章程、合同 （10）其他经核定须永久保存的