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ERP采购付款流程第4版(中文) ERP采购付款流程第4版(中文) PAGE第 PAGE 4页，共 NUMPAGES 4页 ERP采购付款流程第4版(中文) 优美科扬中ERP存货采购付款作业流程操作指南 版本号ERP－采购付款　第4版 执行时间：2008-02-23 一、修改记录 修改号 描述 修改人 本次发文日期 第2版 优化第1版 张晖 2007-10-14 第3版 优化第2版 张晖 2007-11-6 第4版 见下文“3、4版区别” 张晖 2008-2-23 二、主导部门：财务部。协助部门：采购部、生产部。 三、版本确认： 总经理：　　　　　　　　　　　财务总监： 采购经理：　　　　　　　　　　生产经理： 四、采购付款作业流程： 编制依据：ERP采购付款作业流程操作指南是在质量体系中－采购流程基础上编制而成的。 编制目的：旨在规范ERP中采购模块的操作，明确职责分工。相关部门需遵守操作指南的规定，完成对ERP系统的输入。具体的ERP岗位操作细则，请参见金蝶软件操作手则。 适用范围： －生产部使用物品：金属材料、化工材料、其他生产用辅料（如包装物、塑料袋、模具等）。 －设备部使用物品：维修用备品备件。 －质量部使用物品：劳动保护用品、实验室用品、计量器具。 －不列入采购付款流程的有：办公用品、技改用材料、设备、工程物资。 第4版与第3版的差别： －对采购范围进行了重新的认定。 －对物料编码管理进一步规范。 －申购管理加入预算管理的概念。 －对原材料暂估业务进行了责任界定。 具体执行部门：财务部、采购部、原材料仓库，支持部门有：生产部、设备部、质量部。 操作指南细则： 申购环节（适用于零星采购） 申购单：由申购部门经理申请，采购经理或总经理批准（根据权限）。申购单以纸质形式为准，不在ERP系统中生成。采购申请单格式由采购部定义，连续编号。实际有效的采购申请单作为采购订单的附件一并存档。采购申请单一式二联。 申请部门：在向仓库验写领料单时，需提供对应的物料编码信息，以便于仓库及时正确的找到对应的物品，发放给领用部门。 采购申请的管理： 采购部负责将采购业务分类，并与相关部门定义物料的安全库存。 各部门需向采购部编制年度采购计划和近3个月的滚动采购计划。 采购部根据各部门申报的采购计划，结合安全库存量，自行决定采购计划。 每月末，采购部需编制当月实际采购和预算采购对照表，列示出差异和原因，报管理层。 序号 采购业务类型 使用部门 安全库存 采购部门 ERP系统 控制要点 1 银 生产部 使用部门会同采购部和财务部共同定义 采购部 记入存货模块，存货编码分类管理。 背靠背采购管理 2 铜 生产部 采购部 3 其他金属 生产部 采购部 编制全年预算，同时编制3个月流动预算 4 化工材料 生产部 采购部 5 包装箱 生产部 采购部 6 模具 生产部 采购部 7 维修备件 设施部 采购部、设施部 8 实验室用品 质量部 采购部 9 劳动保护用品 质量部 采购部 10 计量器具 质量部 采购部 物料编码管理： －由采购部主导采购类存货的编码规则，质量部、设备部、生产部、技术部协助；财务部负责设置编码对应会计科目。 －本流程中定义的编码由采购部门负责统一录入和维护。 －编码规则以确保编码科学简便，便于采购部作各种分析为原则。 －采购部应将物料编码表定期更新，并发放给相关部门。相关部门在领料时，需在领料单上填写物料编码号。 采购环节 订单：根据获准的申购单生成。在ERP系统中，采购订单由采购部编制而成，订单中需列明品名、原材料编码、数量、金额、付款期限、交货时间、是否检验、申购单的号码等事项。采购订单需连号。 采购订单的授权：由采购员在ERP系统中编制，必须有采购经理在系统里的批准。财务部认可经采购经理批准的订单有效，仓库作为验收入库的依据，财务作为发票检验的依据。 采购订单的保存：除系统中保存有采购订单外，采购部应根据质量体系的要求，保存纸质版的采购订单。需有采购经理或总经理根据权限签字。 采购订单的价格控制：采购价格如何定义，是采购部门的权利。采购订价规则需传到财务部，财务部据以监控。 供应商基础信息维护：采购部负责对ERP供应商基础信息进行维护，新增、修改供应商信息。采购部应会同财务部共同定义供应商信息维护的字段，如信用期，联系方式等。供应商类别的设置以采购部便于查询和分析为原则，同时由ERP系统管理员对维护的信息进行最终的审核。 订单生成规则：　订单的生成应本着便于仓库入库，便于财务核销发票，便于供应商送货和开票的原则。采购部在生成订单时，应尽可能的将一次性到货的原材料生成一张订单，以便于供应商开票。 入库环节： 质量部检验：如在物订单中如列明需检验的，需由质量部门出具检验合格单。原则上，质量部未出具检验合格单的货物，仓库可以不办理验