高效会议管理技巧.pptxVIP

高效會議管理技巧;第一講 當今會議面面觀;;2.按開會方式分類: 面對面會議 電話會議 視頻會議 3.按開會目的分類: 宣布人事安排、講解政策的會議 當眾個揚或批評別人的會議 臨時處理突發事件的會議 固定的團隊會議 集思廣益的會議;會議的頻率 1.固定的部門會議:至少每月一次 2.全體會議:至少每兩月一次 3.處理突發事件的會議:隨時 4.一對一會議:按需要 會議本钱的計算 1.會議的時間本钱 2.直接的會議本钱 3.效率損失本钱;第二講 會議效率不高的原因及解決方案;2.會議效率不高的原因及具體表現;;;;;第三講 開會前的準備工作;;What:討論的話題 Who:參會者(確認與否、事先準備) When:日期及開始、結束時間 Where:地點及設備 How:規章制度 2.特殊提醒 會議準備工作核對單 1.了解會議的目的; 2.是否一定要開會;;3.確定會議的形式; 4.安排會議的議程; 5.決定會議的時間; 6.確定會議的主持人; 7.決定會議的地點; 8.研究會場如何布置; 9.確定出席人數; 10.安排出席者座位; 11.是否準備會議名簽;;12.是否安排交通工具; 13.是否安排與會者住宿; 14.是否發出了會議通知; 15.確定視聽教材; 16.確定輔助教材; 17.準備會場周邊位置圖; 18.是否要求與會者準備資料; 19.確定自己人的相關資料; 20.是否安排會後娛樂項目並做好事先通知.;主持人的準備工作 1.主持人的4個準備工作 設定溝通目標 制定行動計劃 預備可能的爭執 進行SWOT分析 2.SWOT分析;第四講 成功會議的五種策略;;;;以中立角度檢視正反意見. 尋求與會者對各提案之認同. 對提案做適當的修整與妥協. 確認議事結果. 組成或指定議案執行的監督單位. 2.四種群體決策 權威決策 少數服從多數決策 共識決策 無異議決策;3.四種團隊決策法 頭腦風暴法 德爾菲法---專家群體決策法特點 易地思考法 思路轉換法 如何圓滿結束會議 1.預留5~7分鐘做總結 2.確定工作分配妥當 3.準時結束會議;第五講 會議中的溝通與反饋技巧;;;;;;3.反饋時的特征. 要描述,不要判斷. 側重表現,而非性格. 要有所特指. 4.如何接受反饋. 仔細傾聽,試圖以別人的觀點來看問題. 弄清所有的問題以確定你的理解. 承認你聽到的和懂得的而不去爭論. 整理你???到的,然後決定你同意什麼.;要開明,不要防衛性太強. 要包容,不要獨斷專橫. 要平等,不要有優越感.;第六講 主持人的會議管理技巧;;;;第七講 如何對待會議中的意外情況;;;第八講 主持人與參會者的守則與責任;;;;;第九講 會議記錄;;;;第十講 會后跟進;;告進度,讓有關人員知道 7.會議之后檢討得失 自我評定 怎樣提高低次會議的質量 1.只有必要時才開會 2.召集會議之前及早著手准備是有效會議的關鍵 3.制訂出色的會議議程并事先分發 4.時間是寶貴的,開會是要花錢的;准時開會,才能准時結束;5.經常加以歸納,有意識地把握會議的方向 6.注意力集中在政策和行動上,別讓意外事件讓你陷入困境 7.會議記錄應闡明最后的結論 8.會議成功只有用結果來衡量 9.注重結果,但更強調實施所有的決定 10.作為主持人,要勸阻冗長的發言,鼓勵沉默的人發言,闡明糊塗的觀點,刪除重復的話題 關于習慣;;