工程文件(房建项目)的立卷与归档.pdfVIP

工程文件 (房建工程 )的立卷与归档 工程文件 (房建工程 ) 的立卷与归档第四章 工程文件的 立卷与归档 一、立卷的原那么与方法 1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文 件的有机联系，便于档案的保管与利用。 2、一个建立工程由多个单位工程组成时，工程文件应 按单位工程组卷。 3、立卷方法 〔1〕工程文件可按建立程序划分为工程准备阶段的文 件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五局部。 〔2 〕工程准备阶段文件可按建立程序、专业、形成单位 等组卷。 〔3 〕监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等 组卷。 〔4 〕施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等 组卷。 〔5 〕竣工图可按单位工程、专业组卷。 〔6 〕竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。 4 、立卷过程中宜遵循的要求： 〔1〕案卷不宜过厚，一般不超过 40 厘米。 〔2 〕案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分 别组卷。 二、卷内文件的排列 1、管理文件按问题、时间或重要程度排列。同一事项 的请示与批复， 批复在前， 请示在后； 函与复函， 复函在前， 函在后。 2、施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记 录、评定、验收排列。 3、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调 试与运行维修等顺序排列。 4、竣工图按专业、图号排列。 5、卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原 文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。 三、案卷编目 1、编制卷内文件页号 〔1〕卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编 号，页号从“ 1〞开场。 〔2 〕页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书 写的文件，正面在右下角，反面在左下角。折叠后的图纸一 律在右下角。 〔3 〕成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的， 原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。 〔4 〕案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。 2、卷内目录的编制 〔1〕卷内文件目录：卷内文件目录由顺序号、责任者、 文件编号〔图号〕 、日期、 文件标题〔题名〕 、页号、备注 组成。各项内容均应填写清楚。 〔2 〕序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从 1 依次 标注。 〔3 〕责任者：填写文件的直接形成单位与个人，有多个 责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等〞代替。 3、文件编号：文件编号〔图号〕 ，填写文件的发文字号 或图纸编号。 〔1 〕文件标题〔题名〕 ，填写文件标题〔图纸〕全称。文件 题名 〔2 〕日期：填写文件形成的日期。 〔3 〕页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文 件填写起止页号。 卷内目录排列在卷内文件首页之前。 4 、卷内备考表 〔1〕卷内备考表的式样应符合有关规定。 〔2 〕卷内备考表主要说明卷内文件的总页数、各类文件 页数〔照片张数〕 ，以及立卷单位对案卷情况的说明。 〔3 〕卷内备考表排列在卷内文件尾页之后。 5、案卷封面的编制 〔1〕案卷封面印刷在卷盒、档案盒、卷夹的正外表，也 可采用内封面形式。案卷封面的式样应符合有关规定的要 求。 〔2 〕案卷封面的内容应包括：档号、档案馆代号、案卷 题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第 几卷。 〔3〕档号应由分类号、工程号、案卷号组成。档号由档 案保管单位填写。 〔4 〕档案馆 〔室〕代号应填写国家给定的本档案馆 〔室〕 的编号。档案馆〔室〕代号由档案馆〔室〕填写。 〔5〕案卷题名应简明、准确地提醒卷内文件的内容。