会议服务流程及注意事项.ppt

会议服务流程及岗位职责 －、上岗前的仪容仪表及礼貌礼节 １、注意仪容仪表整洁大方。女员工化淡妆，男员工工装笔挺无褶皱现象。 ２、语言表达得体，面带微笑，恭敬有礼，语气委婉，语调适中。 ３、行走时动作轻盈，目视前方，不东张西望。 认真了解会议通知单 １、接到会议通知单，了解会议名称、性质（包括组织部会议、商务会议） ２、熟知出席领导　确认报道时间及离店时间　参会人员及人数　了解会议地点。 ３、了解会议组织者　接待单位　负责人姓名　电话　职位。 ４、了解会议场地　使用时间　次数　预计人数　台型　收费标准 　 会场要求 １、摆放茶水还是矿泉水，是否需要上香巾，准备纸笔。 ２、是否需要工程人员进行设备调试（如投影仪、幕布、麦克、磁带等） ３、是否需要挂条幅、摆放席签、鲜花等．确定出席人数，是否需要立式讲台、签到处、舞台板等。 ４、如有茶歇，了解收费标准，人数及必备的食品、餐具等（咖啡、红茶、水果、西点、牛奶、糖、水果叉、餐巾纸、餐夹） 会场服务 １、积极服从领导安排，协助工作人员进行会场布置，要求标准统一，动作快捷，帮助悬挂条幅，摆放指示牌，鲜花等。 ２、准备数量充足的会议服务用品。如：茶杯　茶碟　杯垫　矿泉水　香巾　纸笔等。 ３、会议提前一小时到岗，禁止迟到现象。 （１）打开会议室灯光，并调试好空调温度，根据天气情况开窗通风，保持室内空气清新畅通。 （２）根据会议人数打满开水，并把暖瓶擦拭干净。 会场服务 （３）、根据情况随时整理好服务室卫生，物品要分类摆放整齐。 （４）、提前半小时在会场外站立迎宾并指引客人入场。 ４、负责主席台服务人员提前十五分钟倒好主席台茶水（８分满）准备随时为客人提供主动热情细致周到的服务。 ５、帮助领导拉椅让座，准备香巾（从客人左侧上），及时续加茶水，视情况每隔１０至１５分钟一次 。 会场服务 ６、服务过程中，严禁涉入客人谈话，随便发表个人意见，领导摄影期间尽量减少倒水次数，远离镜头，根据会议性质服务员可作适当回避。注意，按规定位置站于会议室门外，要求不倚靠墙壁，不嬉戏打闹，禁止大声喧哗，并及时关注会场内是否需要续水服务。 ７、会议结束，协助客人退场，做好收尾工作并检查是否有客人遗留物品。 会场服务 斟倒茶水注意事项： 服务人员左手持暖瓶，侧身站于客人身后右侧，两脚称“丁”字形站立。右手拿杯盖，小指和无名指自然弯曲夹住杯盖，食指和拇指握住杯把，将杯子放于腰际，上身挺直，将水倒至八分满，然后将杯子放于杯碟上，要求动作轻盈敏捷并避免将茶水溅于桌面上或客人身上。 会场服务 ８、结账 （１）认真填写收费单，日期、客人单位、场地名称、使用次数、收费项目及单价：场地费、席签、矿泉水、横幅、磁带、鲜花、投影仪等。 （２）、有相关负责人结账，结账方式（转账、现金、信用卡、支票等），服务人员及时将账单交至总台。 会场服务 四、会议结束做好收尾工作 １、将茶杯、暖瓶等清洗干净，要求无茶渍，污水痕，物品分类摆放整齐，及时清理服务室垃圾，保持卫生整洁。 ２、检查会议室桌椅等设施设备是否有松动，损坏现象，如有及时报修工程部。 ３、关闭会议室、服务室灯光、空调、窗户等，将门锁好方可离开。 会议摆台规范 一、会议摆台物品：盖杯、杯碟、垫纸、香巾托、席签、纸笔等。 要求：协调统一成一条直线或弧度弯曲，杯具清洁无茶渍、无破损。 标准：1、先将椅子根据人数定位，要求纵横向间隔距离适中，成一条直线，摆放整齐，椅子与桌面距离适中，如有桌裙，要保持自然下垂。 2、茶杯放于杯碟上,中间有杯垫相隔，标识面向客人要求无茶渍、平整，杯把向右倾斜45度。 会议摆台规范 3、保持信纸干净、整洁无褶皱，铅笔提前磨好放于信纸中央，笔头向左倾斜45度，两端同信纸左上角右下角成一条直线，信纸边缘同桌边距离适中，统一。 4、必要时每两个人配备一个烟缸，放于中上部，烟头不得超过两个。 5、席签和香巾摆放于客人座位正前方，香巾朝向统一，干净无异味，与茶杯成一天直线。