会议室预约流程.docxVIP

会议室预约流程 会议室预约流程 XX公司会议室管理暂行办法 1、 目的与适用范围 1、1 目的:为了充分利用会议室的功能 ,给公司同仁创造一个良好的工作环境 ,使会议室的管理与使用更加规范化、合理化 ,以确保公司各类会议的正常召开。现结合本公司的实际情况 ,制定此会议室使用申请实施细则。 1、2 责任 :会议室使用管理由公司人力资源部负责 ,并实施监督 2、会议室使用申请办法 2、1 会议室就是用于召开会议、内部培训、接待客户、招聘面试的地方 ,未经允许不得挪借她用。 2、2 公司的会议室管理由公司人力资源部统一负责。 2、3 为了避免使用会议室的时间发生冲突 ,各部门如需使用会议室 ,需提前一天邮件通知总秘 ,若临时会议则至少提前二个小时通知总秘。总秘根据预约时间先后统一安排会议室。 2、 4 会议室安排原则上以已经填写预约申请使用单为主 ,如遇突发急需使用会议室的申请人应与已预约申请人适当协商解决 ,并知会总秘。 2、5 各部门使用会议室时 ,需要填写会议室使用申请表 ,明确使用时间、就是否使用设备、参加人数等。 2、6 如遇到会议室使用时间发生冲突 ,要坚持局部服从整体原则。公司会议优先于部门会议 ,部门会议本着重要性、紧急有限的原则自行解决。 2、7 开会期间 ,请爱惜会议室的设施以及物品 ,如投影仪、电脑、激光笔等 ,其她人员不得擅自使用与操作 ,会议室的相关设备请勿随意带离会议室。 2、 8 会议结束后 ,申请人应及时整理会议场地 (包括桌椅的归位、卫生清洁 ), 关闭各种电器 ,切断电源。如发现设备故障与公共物品损害应及时知会总秘 ,以便及时报修。 3、流程 / 程序 申请人人力资源部 申请人 人力资源部 4、备 注: ①临时举行会议 ,请尽量提前通知 ,方便安排会议室并准备相关事宜。 ②临时取消使用会议室 ,如申请人无提前通知 ,于预订会议开始 15 分钟后拨打电话询问原因 ,并提醒预订会议开始时间半小时后无使用会议室 ,可能安排至其它会议。 ③需延长会议时间 ,请提前告知 ,方便安排。 5、生效时间 此制度自 2013 年 4 月 1 日起生效。 6、附录 《会议室管理登记表》、《会议安排单》 申请部门负责人意见 申请部门 负责人意见 总秘意见 申请部门 申请会议室 使用时间 年 月 日 时 至 时 会议内容 参加人数 主持人 出席领导 需准备事项 其她要求