管理文秘第六章.ppt

第六章 信息管理;引例：信息就是效益;第一节 信息的含义与特征;二、信息的特征;;四、信息工作的基本原则;五、信息工作的要求和程序;;;;第二节 信息的收集;3.内部信息：来自机关单位所辖系统内的信息。 4.社会信息：反映社会发展动态的各种信息。 5.国际信息：来自世界各国的信息。包括世界各国的政治、经济、军事、科技、教育、文化等方面的信息。 ;三、信息收集方法 ;5.网络法 ：收集者利用计算机通信网络收集信息资料的方法 6.交换法：将自己获得的信息资料与其他单位或人员的信息资料进行交换 7.购买法：向有关单位购买信息资料的方法 8.交流法：收集者在公共场所通过与各种各样的人接触和交流，从中获取信息的方法。 ; 新飞电器公司产品销售量一季度很不景气.秘书杨梅深入到各个市场,了解市场情况和产品需求,与消费者直接交谈,发放问卷,收集消费者对产品的价格、性能、服务等方面的评价，通过网络查询更为全面的相关信息。经理根据杨梅收集的信息对产品作了重新定位，第二季度该公司销售量就直线上升。 思考：本案例中秘书杨梅使用了哪些信息收集方法？;四、信息收集的一般程序; 某学院要获取本校学生的就业信息，请帮助设计一份信息收集方案。 操作要求：要结合所学知识和学校实际，采用合理的信息收集方法，方案操作性要强，设计完成后在班上展开评比。; 第三节 信息的整理;;二、信息的筛选;;; 李娟是某办公室的秘书，她工作非常认真，凡是工作活动中产生或形成的信息材料都收集起来，存放在抽屉里，日积月累，信息材料已经塞满了李娟的好几个抽屉。一天，经理要查阅一份会谈记录，李娟看着几抽屉的资料不知所措，结果翻来翻去怎么也找不到，急得满头大汗。看到这种情景，经理对李娟说：“信息要收集，但更要妥善处理，不然，再多的信息也只是废纸一堆。”李娟认真地点点头。从此以后李娟十分重视信息的整理工作。;第四节 信息的传递和存储;（二）信息传递的方式 ;（三）信息传递的方向;四、信息传递的要求;二、信息的存储：将有利用价值的信息按一定的要求保存起来，以便日后查找利用。 （一）信息存储的步骤： 1.登记：信息存储的最初环节就是登记，以建立藏入信息的完整记录，便于今后查找和利用。 2.编码：为了便于信息资料的管理和使用，对登记储存的信息资料要进行科学的编码。;;; 某厂办公室秘书小王认为信息利用过后就不重要了。因此，她把那些利用过的信息资料，不管重要与否，都与其他废旧报纸等一起随便堆放在一个纸箱里。时间长了，这些资料有的缺张少页，有的被虫蛀了，有的被老鼠咬了洞，而有的不知去向…… 分析提示：秘书对那些不管是利用过还是未利用过的有价值的信息资料都应按科学的方法登记入库，保存起来，以便日后查找方便、迅速，减少信息的无序存放和丢失。;第五节 信息的反馈;;三、做好信息反馈工作的策略;第六节 信息的开发和利用;;;;二、信息利用;; 李玲是香港某化妆品公司办公室秘书。她经常翻阅各种国内外经济报刊，广泛涉猎公开出版的信息，专门从报刊上搜集消费市场的信息并进行分类剪贴，汇集成册，供自己或他人使用。通过对剪报的分析研究，李玲发掘出有价值的信息，归纳出了化妆品市场消费者需求变化情况和发展趋势。在此基础上，李玲深入市场进行调查研究，取得大量第一手材料，验证了自己的判断，并向上司提供了信息调研报告、调研资料和有关信息材料，为上司把握市场行情、进行产品决策提供了依据。;; 某厂最近召开了一次领导办公会，会上主管设备的副厂长提出技术改造方案，要求利用刚刚收回的一大笔资金，重点投放到购买机器设备上。主管财务、生产的副厂长都表示支持。当厂长正要拍板时，办公室陈主任说出了他的不同看法：“我先说几条信息请领导思考：一是我国粮食进入市场，粮价上调趋势十分明显；二是国际上几个主要粮食进口国和粮食出口量大的国家近年均遭自然灾害，国际上粮食歉收趋势已定；三是供应我厂工业粮食原料的产粮区今年都;;