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项目管理的核心——范围管理
1 前言
范围管理是项目管理中的一个专用词汇,它的主要任务是界定项目包含且
只包含所有需要完成的工作,并对项目其他管理工作起到指导作用,以保证顺
利完成项目的所有过程。确定了项目范围,也就确定了项目的工作边界,明确
了项目目标和项目主要可交付成果。对于信息系统集成项目,如果不能明确地
定义和有效地控制项目范围,将会产生非常严重的后果。
2 原因分析
项目经理作为项目的承担者,在规定时间内利用有限资源保质保量地完成
项目,让客户和公司都满意是最终目标。但是,让客户满意不等于不断满足客
户无穷无尽的需求,我们应该分析范围变更出现问题的根源。
(1) 签订合同时缺少对信息系统集成项目熟悉的人员参加,导致项目目标描
述不清,为后期的实施工作带来困惑。
(2) 客户对信息系统项目缺乏全面了解,项目组对客户需求细节的了解也不
充分,并且双方对实现需求的方式的理解也存在差异。而双方在项目初期又均
未意识到这种沟通上的不畅,会导致移交系统时才使问题暴露出来。
(3) 项目组人员不能区分客户真正需求和镀金需求,全盘接受客户的变更请
求。范围的概念包含两方面,一个是产品范围,即产品或服务所包含的特征或
功能,另一个是项目范围,即为交付具有规定特征和功能的产品或服务所必须
完成的工作。在确定范围时首先要确定最终产生的是什么,清晰界定其特性,
以认可的形式表达出来,比如文字、图表或某种标准,能被项目参与人理解 ; 在
此基础上进一步明确需要做什么工作才能产生所需要的产品 ; 即产品范围决定项
目范围。
3 范围管理的过程
范围管理保证项目包含了所有要做的工作而且只包含要求的工作,它主要
涉及定义并控制哪些是项目范畴内的,哪些不是。范围管理的基本内容包括:
项目启动、范围计划编制、范围核实、范围变更控制等。以下所讨论的是其中
比较重要的部分。
3.1 编制范围计划
“公欲善其事,必先利其器”。一个项目经理要想真正管理好项目范围,
没有必要的技术和方法是肯定不行的。国外曾经有人对项目失败原因进行调
查,其中计划被放到了首位,可见它在项目管理中的重要性。
范围计划编制是将产生项目产品所需进行的项目工作 ( 项目范围 ) 渐进明细
和归档的过程。不同的计划详尽程度不一样,其中范围说明和范围管理计划必
须包含在内。
范围说明在项目参与人之间确认或建立了一个项目范围的共识,作为未来
项目决策的文档基准。范围说明中至少要说明项目论证、项目产品、项目可交
付成果和项目目标。
范围管理计划描述项目范围如何进行管理,项目范围怎样变化才能与项目
要求相一致等问题。它应该包括一个对项目范围预期的稳定而进行的评估 ( 比
如:怎样变化、变化频率如何及变化了多少 ) ,以及对变化范围怎样确定,变化
应归为哪一类 ( 当产品特征仍在被详细描述的时候,做到这点特别困难,但绝对
必要 ) 等问题的清楚描述。
3.2 项目分解
完成项目本身是一个复杂的过程,必须采取分解的手段把主要的可交付成
果分成更容易管理的单元,最终得出项目的工作分解结构 (WBS)。
比较常用的方式是以项目进度为依据划分 WBS,第一层是大的项目成果框
架,每层下面再把工作分解,这种方式的优点是结合进度划分直观,时间感
强,评审中容易发现遗漏或多出的部分,也更容易被大多数人理解。 Microsoft
的项目管理工具 Project 就可以自动为各个层次的任务编码。
3.3 范围变更
一个项目的范围计划可能制订的非常好,但是想不出现任何改变几乎是不
可能的,因此,对计划变更的管理是项目经理必备的素质之一。范围变更并不
糟糕,糟糕的是缺乏规范的变更管理过程。范围变更的原因是多方面的,比如
用户要求增加产品功能、环保问题导致
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