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商务文书写作基础知识 导读： 为了更有效地学习并运用有关商务文书写作的方法和技 巧，让我们首先了解一下商务文书写作的基本内容。 ( 一) 商务文书的分类 在实际工作中，大家可能会遇到形形色色、 各种各样的商务文书， 根据其形式和内容用途可以大致将其划分为以下的类型： 1. 按形式来划分 以形式作为划分标准，商务文书可以大致分为以下两类： 固定格式的商务文书 常见的固定格式的商务文书主要有：商务合同、邀请信、通知、 请示以及批复。 相比较而言， 这类商务文书的格式是有比较规范的要 求的。 非固定格式的商务文书 而所谓非固定格式的商务文书， 在日常工作中则往往应用得更为 广泛，其中最为大家所熟悉的就是随着计算机和网络一起兴起的电子 邮件。 2. 按内容用途来划分 以内容以及用途作为划分标准， 商务文书则又可以分为以下两类： 通用的商务文书 常见的通用商务文书主要有：通知、会议纪要、请示、批复、总 结、备忘录以及报告等。由于相对于礼仪性商务文书而言，这些文体 使用得更为频繁， 所以在课程后面的内容中将对它们的写作方法进行 专门的讨论。 礼仪性的商务文书 而所谓礼仪性的商务文书，则主要是指贺信、贺电、邀请书、请 柬以及慰问信。 ( 二) 商务文书写作的作用 正如前文所提到的，商务文书写作是很多人工作的一部分 ; 而每 个人工作首先都是有私心的， 即工作首先是为了生存而不是为了做出 贡献，然后再将私心通过公心来实现——公司或单位好， 个人才可以 好。因此，商务文书写作对于更好地完成大家的工作是非常重要的。 《福布斯》杂志的创始人——马尔克姆·福布斯曾经说“一封好 的商务信函，可以让你得到一次面试的机会，帮助你摆脱困境，或者 为你带来财富”。 也就是说，写好商务文书在一定程度上能够给大家 带来很大的经济利益。 【案例1】 单向沟通的表现 日常工作生活中有很多陷入单向沟通的例子， 比如说短信。 在一 般情况下，无论对方是否想接收短信，只要手机开着他就会收到，并 且往往根据他自己当时的心情去诠释短信的内容。 而发送人的心情则 通常难以得到传递，由此而引发不必要的误会和误解。 ( 三 ) 学习商务文书写作的 关键 商务文书写作的核心内容包括以下几个部分， 这些内容也就是本 课程的主要构成： 商务文书的写作步骤以及相应的重点 ; 商务文书的写作技巧 ; 商务文书写作的注意事项 ; 商务文书写作应掌握的范例。 ( 四) 商务文书写作的特点与要素 1. 商务文书写作的特点。提炼出商务文书以下的特点： 简明 正所谓“句中无余字，篇内无赘语”，“简明”是商务文书首要 特点。 准确 而所谓“准确”，就是要求商务文书要做到“一字入公文，九牛 拔不出”，不要像“关门闭户掩柴飞”这样的表达一样将同样一个意 思重复三次。 在意思清楚的前提下， 商务文书写作应追求尽量用一段 话、一句话甚至是一个词将核心意思表达出来。 朴实 所谓“朴实”，就是指在商务文书写作中不要去刻意地堆砌辞藻， 一代文豪白居易尚且不这样做， 我们就更不必在这个方面显示自己的 实力和水平了。 庄重 所谓“庄重”，是指在商务文书中对整体风格的把握不要过于诙 谐幽默，太多的玩笑会极大地影响文书的严肃性。 规范 商务文书写作在很多方面还具有规范性强的特点， 其中标点符号 的规范性就尤为重要，但是却往往被大家所忽视。 2.