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小蜜蜂家政公司档案管理制度 小蜜蜂家政公司档案管理制度 PAGE 小蜜蜂家政公司档案管理制度 小蜜蜂家政公司档案管理制度 第一章 总则 第一条 为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司可持续发展提供服务，特制定本制度。 第二条 公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 公司档案分为受控档案和非受控档案。 第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 第二章 文件材料的收集管理 第四条 公司指定专人负责文件材料的管理。 第五条 文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理或行政部审阅后归档。 第六条 一项工作由多个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。 第七条 会议文件由行政部收集。 第三章 归档范围 第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 第九条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 第十条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 第十一条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 第十二条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 第十三条 本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 第四章 归档要求 第十四条 档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 第十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 第十六条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 第十七条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。 第十八条 档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 第十九条 案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。不得涂改。 第五章 档案管理人员职责 第二十条 按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。 第二十一条 按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。及时统计上报行政部或总经理。 第二十二条 档案管理员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。 第六章 档案的利用 第二十三条 公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者要填写《借阅单》，档案管理人员人员允许后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由行政部签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。 第二十四条 档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报行政部处理。 第二十五条 必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追究责任。 第二十六条 不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘 抄或复制。 第二十七条 必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。 第二十八条 档案不准转借，必须专人专用。 第二十九条 用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。 第七章 信件、行政公函、图像资料管理 第三十条 公司所有信件收发、行政公函、图像资料进出必须经到前台签字，注明时间、地点等详细信息。 第三十一条 任何人不得在未经当事人同意的情况下私自拆看信件。 第三十二条 当事人不在，应立即告知当事人。当事人授权后打开信件。 第三十三条 收发信件产生的费用需提供票据才能报销，财务应做好详细记录。 第三十四条 凡加盖我公司公章的文体均属于行政公函范畴，必须按照行政公文格式行文，不得随意行文。 第三十五条 外送资料、行政公函涉及保密内容的需专人负责，严格 按照保密制度实行，无关人员不得打听或向该负责人索要。 第三十六条　出现废弃合同、协议（加盖我公司公章，客户因为某些意见不统一而修改的视为废弃），当事人应当原件交回行政部，涉及保密内容的直接交总经理，实行统一销毁。如有违反，造成的一切损失由当事人负责。 　 第八章 档案的销毁 第三十条 档案的销毁，是指对没有保存价值的