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办公室主任职务说明书 岗位名称 办公室主任 岗位编号 所在部门 办公室 岗位定员 直接上级 管理总监 工资等级 三级 直接下级 行政助理、法律事务、保洁员、前台、电脑维修、网络管理、司机、文书传真 薪酬类型 所辖人员 8个工作人员 岗位分析日期 2002年2月 本职： 负责为公司管理层提供决策支持，保证公司内部管理体系的完整和平稳运行；进行公司形象推广、公关和公司企业文化建设；负责后勤支持工作 职责与工作任务： 职 责 一 职责表述：负责为公司管理层提供支持，并负责跟踪落实总经理和总经理办公会的决议。 工作 任务 负责组织制定公司长期发展规划和公司年度经营计划 负责组织和安排管理层会议，提供会议纪录与整理服务。 通报会议决议，并跟踪会议决议的实施情况。 协助总经理的工作，提供决策支持。 职 责 二 职责表述：负责保证公司内部管理体系的完整和平稳运行。 工作 任务 负责制定和完善公司内部的管理体系和各项管理制度。 负责督促管理制度的有效执行，负责评估和监督公司内部管理的规范性和有效性 职 责 三 职责表述：负责制定办公室工作计划,实现工作目标 工作 任务 制订办公室年度、月度工作目标、工作计划，并组织实施 职 责 四 职责表述：负责公司形象推广、公关活动 工作 任务 负责公司形象设计和推广实施。 负责组织和接待相关单位包括上级单位的来访，负责与新闻媒体的接触。 负责组织并协调公司的公关危机处理。 负责公司网站的建设与更新。 职 责 五 职责表述：公司企业文化建设 工作 任务 负责组织公司内部员工活动。 建立员工与管理层的沟通渠道，吸引员工关心公司事务并参与管理。 组织公司内部信息发布和内部刊物的出版。 职 责 六 职责表述：统筹管理公司后勤服务工作 工作 任务 负责公司内外环境的管理，包括办公场所分配、办公场所的整体布置、绿化、清洁与保持工作 负责管理公司保安和消防工作，确保公司办公、生活秩序不受干扰和公司财产、员工的安全，并定期组织检查公司消防设备设施的配置和使用状态 负责办理公司办公用品的采购、发放和管理 负责对固定资产的采购与管理工作 负责公司档案和资料的收集、管理、查阅或借阅 负责与宾馆管理处保持联系，保证办公场所的水、电、空调、电话等设施完好 负责对公司内电脑、网络的管理、维修和升级 负责公司网站平台的筹划和建设 负责公司印章管理、合同审计和一般法律事务处理 负责对公司出差人员的管理，并提供出国手续办理、旅程安排等方面的支持 负责公司内的复印、传真、打印等工作 负责公司的公务用车管理，进行科学合理的调度 职 责 七 职责表述：部门内部管理工作 工作 任务 制订、修订办公室的工作程序和工作制度，并监控实施 负责公司办公室队伍建设，选拔、配备、评价下属人员，组织部门技能培训 负责指导属下员工制定阶段工作计划，并督促执行 负责控制部门预算，降低部门管理费用 职责八 职责表述：完成总经理交办的其他任务 权力： 对总经理办公会议和总经理决议执行情况的监督权 调整公司管理制度的建议权，统筹制定公司规章制度的建议权 对出差事务的审核权 合同的审核权 印章使用的审核权 对各部门的安全保卫、防火、卫生整洁的检查监督权 对各部门的安全隐患有限期整改权 权限内的财务审批权 有对直接下级人员调配、奖惩的建议权，任免的提名权和考核评价权 对所属下级的工作有监督、检查权 对所属下级的工作争议有裁决权 工作协作关系： 内部协调关系 公司各部门，管理总监，总经理 外部协调关系 上级单位和兄弟单位、新闻媒体、宾馆物业管理处、办公用品供应商、消防部门、卫生管理部门、公安部门、街道等 任职资格： 教育水平 大学本科以上 专业 企业管理或相关专业 培训经历 行政管理培训、企业文化培训 经验 5年以上工作经验，3年以上管理经验，1年以上部门管理经验 知识 掌握相应的行政管理、企业形象策划和企业文化建设的知识，了解公关宣传的常用做法 技能技巧 熟练使用自动化办公软件，具备基本的网络知识 个人素质 领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力 其它： 使用工具/设备 计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络） 工作环境 办公场所 工作时间特征 正常工作时间，根据需要加班 所需记录文档 通知、简报、汇报文件或报告、总结等 考核指标： 公司环境卫生状况、公司安全事故发生次数、员工满意度、固定资产状况、后勤支持投诉率、网络运行的稳定性、制度建设完善性、组织员工活动次数、重要任务完成情况 费用控制情况、下属行为管理、关键人员流失率 部门合作满意度 领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能 备注 行政秘书职务说明书 岗位名称 行政秘书 岗位编号 所