公寓项目营销部办公室文档处理程序.docxVIP

PAGE 1 PAGE 1 公寓项目营销部办公室文档处理程序  公寓项目营销部办公室文档处理程序  营销部基本上是群体性的工作,而办公室整体运作档案和系统、文书处理等则由营销部秘书负责统筹和管理。  1、文件处理  营销部文件处理可分为以下三点:  (1)营销书信往来  处理全部有关客户营销的信件,来源大约分为:  ①书信往来;  ②电报、电讯;  ③图文传真、电子邮件。  (2)营销书信回复及处理  基本上全部客户合同可分为两大类:商务客户协议书及旅行社合同。全部客户合同均为公司之商业机密,必需由秘书或其指定之文职人员负责统筹编印及存档之工作,任何人员未经许可不得携离公司。全部经客户及公司双方签署生效之合同书,其正本应有一独立之档案保存,而抄送一影印本于特地存放该客户之有资料档案内,以防遗失及备查。  2、档案资料处理  基于营销部与外界来往之文件比较多,所以档案资料的处理必需系统化。  (1)营销书信档案的处理  营销书信档案基本上以书信、电报、电传及图文传真等为主,处理方式如下:  ①以上全部文件均要分门别类独立处理,全部外来之信件根据其类别存放于有关之档案内;  ②全部营销部发出之信件应有一影印本存放于独立之主档案内;此外,亦