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纸质文书档案的整理 目录　一、概念　二、文件材料归档范围与不归档范围　三、文件的整理一、概念 文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。 一、概　念 （一） 归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 其含义有如下四层： 1、归档文件的来源是立档单位工作活动中直接形成的。 2、归档文件的前提条件是办理完毕,没有办理完毕的文件材料不应归档。 3、归档文件的作用是具有保存价值,无价值的文件材料不需保存。 4、归档文件的形式。 一、概念 文书档案的整理按照《归档文件整理规则》DA/T22-2015进行一、概　念 （二） 归档文件整理：将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 其含义有如下三层： 1、归档文件整理的对象是归档文件材料。 2、归档文件整理的内容是将零散的文件材料进行系统化和编目的工作过程。 3、归档文件整理的目的是“使之有序化” 。一、概　念 （三） 件：归档文件的整理单位。　一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。 　二、文件材料归档和不归档范围　依据的标准：　国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》二、文件材料归档和不归档范围　（一）归档文件材料的范围 凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；　二、文件材料归档和不归档范围　　2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；　3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；　4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。二、文件材料归档和不归档的范围　（二）不归档文件材料的范围 1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 2、本机关文件材料中的重要文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来电、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； 二、文件材料归档和不归档的范围　3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；　4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。二、文件材料归档和不归档的范围　（三）机关之间分工归档的范围　为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复或遗漏，各单位之间必须明确的归档范围。 1、上级业务主管机关（部、厅、局）发来的文件，由隶属下级机关归档，党委、政府办公室和非隶属机关一般不归档。但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。如干部管理条例、劳动工资规定、生活待遇标准等文件。二、文件材料归档和不归档的范围 2、上级业务主管机关召开的专业会议文件、由各隶属下级机关归档，党委、政府办公室一般不归档。如党委或政府领导参加了这类会议，并有重要发言，其印件和定稿（指领导发言稿）由党委或政府办公室归档。　3、联会签发的文件，由主办机关归档，会签、联办机关归档与否，视自身需要来确定。二、文件材料归档和不归档的范围　4、联会召开的会议文件，由主办机关归档，联办机关是否归档，视自身需要来确定。　5、联会派出调查组，检查组或联合举办的重大活动形成的文件材料，由主办机关归档，联办机关归档与否，视情况而定。、统计材料可不归档。 二、文件材料归档和不归档的范围　6、本机关领导人兼任外机关职务而形成的文件材料，由兼职单位负责归档。　7、临时机构形成的文件，由临时机构负责归档，工作结束后，将档案移交主管部门或同级档案馆。三、文件的整理 文件级整理程序，就是指归档文件按文件级整理的步骤。一般情况下，文件级整理大致需要十四道程序，即收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、编制件号、编制页码、编制归档文件目录、装盒、排架。 　三、文件的整理 （一）收集文件 收集文件，就是根据党和国家的有关规定 ，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件