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物资采购招标及合同管理办法 一、目的 为加强工程物资、 设备采购招标及合同管理工作， 引进市场定价机制， 使采购价格得到有效地控制，防范与控制合同风险，做到管理有规章，签 约有约束，履行有检查，维护企业的合法权益，根据公司有关规定和公司具体情况，特制定本办法。 二、适用范围 本办法适用于公司物资采购招标及合同或协议的签订和履行。三、职责 （一）公司招标领导小组： 负责对招标方式的确定、 招标文件的审核、 评标小组的审批、及中标单位的确定等工作。 （二）物资部：为公司工程物资设备采购工作的主办部门，负责工程物资、设备采购招标及合同管理全过程控制的具体工作。 （三）各相关部门参与物资采购招标及合同文件的审核工作。四、物资采购招标管理 （一）招投标分级管理 在工程项目中 A 类的物资，如：钢筋、砼、电线电缆、配电箱、消防 等物资必须进行公开招标。同时，凡具备有招标条件的，一次采购金额 20 万元以上（含 20 万），也必须进行公开招标。 （二）招标工作内容 1、招标文件编制 （ 1）招标文件的主要内容a） 投 标 邀 请 函 b） 投 标 须 知 c）主要合同条款 d）技术标准、规范、图纸及相关资料。e）投标文件的要求： （ 2）投标文件的主要内容 a）法人代表资料证明书b） 授 权 委 托 书 c）资质证明文件 d）报价及报价清单 e）付款方式 f ）承诺书 g）业绩 2、资质预审 公司物资部依据制定采购评价准则，收集供应商的相关信息（包括： 营业执照、法人委托书、 3C 认证、生产许可证、检验报告、强制性认证等文件，并年检有效） ，并组织公司相关部室或项目部对所参加的供方进行 资质评审，对通过资质评审评选出 3～ 5 家合格的供方单位，准备进行招标。 3、组织招标文件 公司物资部负责编制招标文件、合同文本，项目部负责提供技术文件 （图纸或相关文字说明）及技术标准、产品的规格型号与技术参数、甲方封样产品要求、材料需求计划等，物资部组织公司相关部室及项目部以传 阅的方式进行评审，填《招标文件审批会签单》 ，并负责对各部门提出的 意见进行修改，最后报公司主管经理批准。 4、招标文件的发放 招标文件经审批盖章后，由公司物资部负责正式发放给投标单位，并保存发放记录。 5、组织调研 公司物资部组织 公司相关 科 室及项 目部参加对 通过资 质评审的合 格供应商 ( 投标单位 ) 进行调研（注册资本金、产品的质量、人员的配备、设 备状况、供货能力、检验报告、管理体系认证等） ，对所调研的供应商进行评价，形成调研报告。 6、开标、评标： 公司物资部组织公司主管经理、相关部室及项目部人员共同开标，经 济标由物资部进行评标， 技术标由技术质量部进行评标， 并形成评审报告， 标明排列顺序，向主管经理汇报。 7、中标： 经过经济标、技术标综合评比后，根据投标单位提供的投标文件（必 要时进行二、三次报价） 、各项承诺及优惠条件等综合考虑，由主管经理负责最终选定中标单位，公司物资部向中标单位发放中标通知书。 8、合同谈判、签订： 由公司物资部负责与中标单位进行具体的合同谈判，并将最终谈判结果，向主管经理汇报，经批准后签订采购合同。 五、物资采购合同管理 （一）合同文本的签订 1、合同文本制定：合同由公司物资部组织制定，报公司主管经理批 准。 2、合同评审：公司各相关部门对合同制定阶段实行公开评审制度。 （ 1）公司物资部负责组织预算合约部、技术质量部、项目部以及公 司主管经理等相关专业人员采用书面形式进行会签，具体程序如下： 公司物资部提供资料：合同文本及确定签约方的理由、价格对比表、技术评标报告、调研报告、技术要求、材料计划等相关资料。 参与会签的部室或人员对合同条款提出意见，并在《合同会签审批单》上签署意见，形成书面资料。 公司物资部根据相关部门的意见汇总修改合同文本。 3、合同洽谈：合同经评审后，公司物资部负责根据评审内容与供应商洽谈合同条款，并随时将洽谈情况向主管经理汇报并得到指示。 4、合同签订： （ 1）订立合同应遵循公正、平等、自愿和诚信原则。合同签订前， 须再次审查签约方的法定要求（生产许可、 3C 认证等）、履约能力，以及供方法定代表人的证明文件。 （ 2）供方法定代表人或其委托代理人（授权）正式签署合同，盖章后合同生效。 （二）合同的履行、变更、解除及纠纷处理 1、合同生效后即具有法律约束。项目部对合同履行中出现的问题应及时通知物资部，以便使合同得以顺利履行。 2、合同不能履行或不能完全履行，需对合同进行变更、解除时，由物资部以书面形式提出意见，并征求合同会签部门的意见，填写《合同会签审批单》 ，报公司主管领导审批后，同签约方进行协商，达成一致意见时，双方必须签署